La relocalisation des bureaux d’une entreprise n’est pas une mince affaire et les enjeux reliés aux technologies de l’information ne cessent de croître.
Que ce soit parce que les locaux sont devenus trop petits ou bien trop grands, parce qu’il y a eu une fusion ou bien qu’une division a été vendue à une autre organisation, une entreprise peut devoir quitter ses bureaux et déménager ses pénates ailleurs. Bien sûr, la machinerie, la paperasse et le mobilier seront soigneusement emballés et acheminés par camion dans les nouveaux lieux. Mais les technologies de l’information, elles, nécessitent une planification un peu plus élaborée.
L’organisation devra planifier ses besoins dans les nouveaux bureaux en matière de filage et de prises pour le téléphone, la réseautique et, bien sûr, l’électricité qui devra être disponible en quantité suffisante pour répondre à la demande des TIC. La réseautique sans fil est de plus en plus populaire, mais même cette approche nécessite l’installation de composants avant l’arrivée du personnel. Les fournisseurs externes, pour la téléphonie et l’Internet, devront être impliqués bien à l’avance dans le projet afin que leurs services soient actifs lors de l’emménagement.
La quincaillerie technologique, également, devra faire l’objet d’une attention particulière. Les ordinateurs, moniteurs, claviers, souris, imprimantes, téléphones et autres périphériques devront être emballés soigneusement dans des couvertures ou des boîtes, qu’il faudra obtenir auprès d’un fournisseur ou d’un déménageur. Surtout, il faudra bien identifier les composantes en fonction de leurs utilisateurs afin que Pierre n’ait pas les items utilisés par Paul. Les nouveaux locaux devront être dotés d’affiches qui identifieront où déposer les boîtes, sans oublier qu’il faudra déballer tout ce matériel.
Pour les serveurs, l’entreprise devra penser à établir une salle informatique qui sera fonctionnelle et prête à recevoir tout le matériel. Il s’agira d’ailleurs d’une bonne occasion de penser à l’avenir et de faire aménager un peu plus d’espace pour combler les besoins ultérieurs. Mais surtout, il faudra prendre en considération le temps nécessaire au déménagement des ordinateurs et des serveurs, et surtout le temps d’inactivité des employés.
Enfin, à l’aide du courrier électronique, il faudra aviser les clients et les partenaires d’affaires que l’entreprise a changé d’adresse. L’occasion est d’ailleurs parfaite pour vous aviser que Direction informatique déménagera au cours des prochains jours au 505, boulevard René-Lévesque Ouest, bureau 1502, Montréal, H2Z 1Y7. Notre numéro de téléphone sera le (514) 876-9964 et notre adresse de courriel générale sera [email protected]. Les nouvelles adresses de notre vaillant personnel seront mises à jour sous peu sur notre site Web.
Notez qu’il n’y aura plus de numéro de télécopieur, car nous avons abandonné le préhistorique appareil dans nos anciens locaux…
