Projet gagnant d’un Prix Ingénieux ACTI 2016 | Catégorie grandes organisations du secteur public
Lorsque le University Health Network (UHN) a dû améliorer sa façon de préparer les patients souffrant d’obésité pathologique à la chirurgie bariatrique (pour la perte de poids) et aux soins de suivi, il s’est associé à SyLogix, un cabinet de services-conseils en TI, pour développer une solution qui allait révolutionner son processus de prestation des soins.
L’outil mobile de documentation clinique avancée (Advanced Clinical Documentation ou ACD) de l’UHN remodèle un système complexe entièrement sur papier, facilitant la documentation effective et efficace d’une trajectoire de soins comportant une pluralité d’intervenants et de modalités de traitement.
La préparation d’un patient obèse à une chirurgie bariatrique est un processus délicat et compliqué. Le patient doit consulter des praticiens de cinq disciplines, dans un ordre précis.
Au départ, le patient rencontre une infirmière ou un infirmier, puis une travailleuse ou un travailleur social et ensuite, une ou un diététiste. S’ensuit alors une entrevue en psychiatrie ou en psychologie. Enfin, la chirurgienne ou le chirurgien doit avoir en main l’information recueillie par les autres praticiens.
« C’est un processus qui transforme la vie du patient », explique Victoria Ramirez, gestionnaire de projet principale pour la transformation des TI à l’UHN. « Les aspects de la préparation vont des modifications du régime alimentaire au suivi des changements d’humeur et du rythme du sommeil du patient. Toutes ces étapes sont essentielles, tout comme la transmission de l’information de l’une à l’autre. »
Il n’existait aucun système de gestion des dossiers conçu pour soutenir la création et l’échange de ces dossiers entre tous les praticiens lorsque l’équipe de l’UHN a commencé, en 2012, à réfléchir à la configuration éventuelle d’un tel système.
Comme l’explique Michael Caesar, dirigeant principal de la gestion de l’information à l’UHN, l’organisation ne voulait pas se contenter de répliquer numériquement les formulaires papier existants. « Dans ce projet, nous avons essayé de faire table rase de l’ancienne façon de procéder et d’envisager le processus différemment. Nous avons examiné la nature de l’information nécessaire à chaque prestataire de soins, le moment où il en a besoin, ce qu’il doit consigner lors de son interaction avec le patient et la façon de communiquer cette information en aval. »
Ce remodelage du processus de collecte de l’information a également produit des avantages à long terme, explique le Dr Sanjeev Sockalingam, responsable du volet psychiatrique du projet : « La capacité de documenter les évaluations postopératoires facilite la consultation des données historiques et le repérage des tendances. Ainsi, les cliniciens seront en mesure de percevoir des signes beaucoup plus tôt avec des données longitudinales. La capacité d’extraire des données tendancielles sur les progrès du patient est un gain obtenu rapidement grâce à cette application. »
Le projet a été achevé en 2014. L’équipe a eu le temps d’en évaluer les résultats. Elle a constaté une hausse de 33 % du nombre de patients vus au cours des trois mois qui ont suivi le déploiement du système, tandis que les délais d’attente pour les chirurgies sont passés de 128 à 63 jours.
Sur le plan financier, Mme Ramirez souligne que le temps de dictée passé par les cliniciens a chuté de 80 %, ce qui représente jusqu’ici des économies de 240 000 dollars.
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