Télécopier par Internet et économiser


François Picard - 08/02/2006

Est-ce que la télécopie est devenue désuète avec l’adoption massive du courrier électronique? Pas encore. Il y a toujours de nombreuses situations où l’envoi d’un document par télécopie a ses avantages. Par contre, la télécopie peut de son côté prendre avantage d »nternet. Une solution intéressante pour les petites entreprises.

Un poste de télécopie coûte des centaines de dollars par année s’il nécessite un télécopieur et une ligne téléphonique dédiée, auxquels s’ajoutent des frais d’interurbain dans bien des cas pour ceux qui envoient les télécopies. On peut cependant éviter une grande partie de ces dépenses en passant à la télécopie par Internet, pratique et économique. Nous testons depuis plusieurs mois un tel service, MyFax, et nous ne pourrions vraiment pas revenir en arrière.

À vrai dire, j’étais un peu perplexe, il y a six mois, quand on nous a proposé un service de télécopie à 130 $ par an pour remplacer entièrement notre ligne de télécopieur, qui nous coûtait autour de 500 $ par an, de même que nos frais d’interurbain pour l’envoi de télécopie ainsi que ceux des entreprises et organismes qui nous en envoyaient. Cela représentait des dépenses en moins de 600 $ à 700 $ par année. J’ai donc essayé ce service et je l’ai vite adopté en commençant par supprimer la ligne dédiée au télécopieur et en éteignant ensuite l’appareil. Quelques mois plus tard, je reste très positif par rapport à ce service que je recommande à tous ceux que cela peut intéresser, en particulier aux travailleurs autonomes et aux petites entreprises pour lesquels une économie de plus de 500 $ par an n’est pas sans intérêt.

Il existe différents services de télécopie par Internet au Canada et aux États-Unis. Il y a quelques années, nous avions essayé le service américain eFax alors qu’il était gratuit au niveau de la réception des télécopies, mais il fallait que les expéditeurs fassent un appel interurbain aux États-Unis pour envoyer leur télécopie, ce qui leur revenait cher et n’était vraiment pas apprécié. Par la suite, eFax a offert de vendre à ses clients des numéros locaux, avec les codes régionaux 418 ou 514 par exemple, mais le prix demandé par cette compagnie est relativement élevé, soit environ 200 dollars par an, plus les taxes, et ceux qui envoient des télécopies d’ailleurs que dans cette région doivent payer des frais d’interurbain. De plus, eFax facture 28 sous par page reçue à un numéro 800 eFax et 13 sous par page de télécopie envoyée aux États-Unis.

Après évaluation des services et des coûts de différents systèmes, nous avons choisi MyFax de Protus IP Solutions d’Ottawa qui semblait offrir le service avec le meilleur rapport qualité/capacité/prix pour une petite entreprise située au Canada. Pour un service comparable à celui que propose eFax, mais avec un numéro de télécopieur 1-866 (sans frais), il faut payer 130 $ par an avec MyFax, ce qui revient donc beaucoup moins cher. On peut aussi payer au mois au tarif de 13 $ par mois.

Quand on s’abonne à MyFax, on reçoit un numéro de télécopieur d’accès gratuit pour tout envoi de télécopie du Canada ou des États-Unis. Dans le prix de base, on peut recevoir jusqu’à 200 pages télécopiées par mois et envoyer 100 pages en Amérique du Nord. Il faut payer un supplément si on dépasse ces limites ou pour des envois internationaux. Des tarifs spéciaux sont offerts aux plus grandes entreprises qui ont besoin de plus de trois postes de télécopie.

L’utilisateur de MyFax reçoit par courrier électronique les télécopies qui lui sont envoyées. Une image basse résolution de la télécopie apparaît dans le message et la version à plus haute définition se trouve dans un fichier attaché, en format TIF ou PDF, selon la préférence du client. On peut voir la télécopie à l’écran, l’imprimer, le sauvegarder ou le retransmettre directement à quelqu’un d’autre. La taille de chaque page en PDF est d’environ 70 Ko seulement. Le plus intéressant, c’est qu’on n’est pas obligé d’imprimer la télécopie si on n’en a pas besoin et qu’on peut recevoir ses télécopies dans n’importe quel endroit à travers le monde où l’on est capable d’accéder à son courrier électronique, de la maison, du bureau, d’un hôtel, d’un aéroport…

Envoyez un courriel à mon télécopieur!

Aucun logiciel spécial n’est nécessaire pour pouvoir envoyer un fax par MyFax : un logiciel de courrier électronique standard avec lequel on écrit un message qu’on envoie avec un fichier joint. Dans ce cas, l’adresse de destination est composée du numéro du destinataire suivi de @myfax.com, par exemple 18195551212@myfax.com. On peut ajouter une page d’en-tête ou joindre au message un fichier Word ou un fichier d’une quarantaine d’autres types, de la grille de calcul Excel aux principaux formats graphiques. L’utilisation d’un scanneur est fortement recommandée pour numériser les documents à envoyer s’ils ne sont pas déjà sur l’ordinateur de même qu’un logiciel fournissant un pilote d’impression de documents dans des fichiers PDF.

D’un autre côté, ceux qui utilisent Microsoft Outlook 2000, 2002 ou 2003 comme logiciel de courrier électronique peuvent télécharger de myfax.com un logiciel qui s’ajoute à Outlook pour y intégrer un utilitaire d’envoi de télécopie par MyFax avec la possibilité d’ajouter une page d’en-tête, d’indiquer le numéro de la personne à laquelle envoyer la télécopie et la taille de la feuille de papier (lettre ou légal). On peut aussi recevoir ses télécopies à jusqu’à trois adresses de courriel différentes ou envoyer une même télécopie à jusqu’à neuf destinataires. Le service MyFax envoie automatiquement une confirmation de la livraison de la télécopie au destinataire. Toutes les fonctions du service sont expliquées sur le site myfax.com. On peut simplement regretter de ne pas avoir le choix entre l’anglais et le français pour la page d’en-tête de télécopie créée automatiquement par MyFax, mais on peut en faire une soi-même et l’envoyer comme première page de l’envoi.

On apprécie de pouvoir faire l’économie d’une ligne de téléphone, d’un télécopieur et de l’électricité qu’il consomme 24 heures sur 24 tout en pouvant recevoir ses télécopies n’importe où de la part d’expéditeurs contents d’avoir pu utiliser une ligne sans frais. C’est également pratique de pouvoir conserver les télécopies reçues sur l’ordinateur, les classer ou les rattacher à des fiches d’une base de données. Comme aucun logiciel spécialisé n’est nécessaire, on peut même recevoir ou envoyer une télécopie par MyFax depuis un ordinateur de poche relié à Internet par Wi-Fi, Bluetooth ou téléphone cellulaire. La télécopie du 21e siècle est là, autant en profiter!