Réaliser avec succès des réunions virtuelles à grande échelle pendant la COVID-19


Gartner - 19/05/2020

Par Adam Preset

Avec la pandémie de COVID-19 qui oblige les employés du monde entier à travailler à distance, les dirigeants ne sont pas en mesure de parler aux employés tous dans la même pièce et tous en même temps. Pourtant, ces événements à grande échelle sont essentiels pour que les dirigeants parlent de la crise actuelle, communiquent les changements organisationnels ou partagent leur vision et leur stratégie.

De nombreuses organisations se tournent vers la vidéo en direct comme solution.

La vidéo en direct est à la fine pointe de la technologie pour les dirigeants qui cherchent une manière plus engageante et interactive que l’audioconférence pour communiquer et entendre les commentaires des équipes éloignées. Cependant, les entreprises varient considérablement dans leur capacité à produire et à utiliser des ressources vidéos en direct de haute qualité dans leurs communications.

Certains dirigeants et chefs d’équipe sont impatients d’organiser des évènements vidéos en direct, où les employés peuvent interagir en temps réel. D’un autre côté, certaines organisations plus traditionnelles utilisent encore d’énormes ponts d’audioconférence pour tenir les gens informés à grande échelle. La plupart des organisations se situent au milieu : elles aimeraient en faire plus avec la vidéo en direct, mais elles se sentent mal équipées pour répondre aux attentes de l’auditoire pour du contenu attrayant, de qualité et consommable partout.

Pour combler l’écart entre ce désir et la réalisation de grandes réunions vidéo, les dirigeants doivent prendre trois mesures clés.

1. Préparez un contenu de réunion virtuelle engageant
Les évènements à grande échelle offrent une rare occasion d’envoyer un message clair, mais seulement si les dirigeants affinent soigneusement leur contenu pour un engagement optimal. Les animateurs à l’écran doivent préparer et pratiquer leur narratif pour qu’il résonne bien sans avoir l’air trop « par cœur ».

Tirez profit des mêmes techniques de présentation en personne qui entrainent l’engagement du public, comme les pauses prévues, l’accent vocal et les gestes physiques. Utilisez des images, des clips audio et vidéo pour compléter et illustrer des idées.

Les dirigeants peuvent être tentés de prendre un raccourci et de simplement lire des diapositives, mais l’approche plus statique semble moins personnelle et favorisera moins d’engagements. Un contenu en direct bien préparé encourage l’interaction avec l’auditoire et les contributions de ceux-ci.

Les visioconférences en direct peuvent intégrer des outils pour poser des questions au public, telles que les sondages en direct, le clavardage en temps réel et les commentaires en direct, toutes des sources utiles pour générer de l’interaction.

L’interaction ne doit pas se terminer avec la fermeture du flux en direct. Les dirigeants doivent continuer à participer au clavardage sur les réseaux sociaux pour entendre ce qui préoccupe les gens suite à l’événement vidéo.

2. Identifiez les environnements de réunion virtuelle disponibles
Dans un monde idéal, toute l’entreprise pourrait assister en même temps à des réunions vidéos. Ce n’est pas toujours possible dans des organisations très dispersées ou dans des services comme le soutien à la clientèle qui oblige une partie de la main-d’œuvre à maintenir ses opérations pendant la réunion.

Assurez-vous que les réunions sont enregistrées et accessibles sur demande afin que les personnes dans différent endroit ou fuseaux horaires puissent regarder quand elles sont disponibles. Prévoyez inclure des transcriptions écrites si possible.

Maximisez la distribution sur autant de plateformes que possible, y compris les ordinateurs de bureau, les écrans mobiles et les environnements numériques comme le site Web de l’entreprise, les applications de messagerie sur les réseaux sociaux ou les applications de flux de travaux.

3. Trouvez les solutions technologiques et les compétences nécessaires
La diffusion d’évènements vidéos en direct de qualité requiert des personnes compétentes et les bonnes technologies. Les évènements simples peuvent nécessiter uniquement un caméraman, tandis que des évènements plus longs avec plusieurs segments peuvent nécessiter un modérateur pour faciliter les contributions, gérer le temps et s’assurer que les questions et les commentaires sont pris en compte. Des équipes hors caméra peuvent aussi semer des questions, résoudre des problèmes techniques et fournir un « service » au public pour assurer le bon déroulement de l’évènement.

Du côté technologique, les entreprises utilisent le plus souvent deux options pour capturer et diffuser des vidéos pour les réunions : un logiciel de réunion qui permet aux participants de rejoindre et de regarder une présentation diffusée en direct et des plateformes de gestion de contenu vidéo d’entreprise qui prennent la diffusion en direct et sur demande pour des publics internes et externes.

Les entreprises peuvent également publier des vidéos non confidentielles sur des plateformes de partage telles que YouTube ou Vimeo, ou travailler avec une société de diffusion sur le Web lorsque l’objectif est de proposer une meilleure expérience client.

Pendant l’épidémie de COVID-19, la bonne solution est probablement la plus simple. Le milieu d’une crise où les gens ont vraiment besoin d’entendre les dirigeants n’est pas le moment idéal pour trouver une nouvelle solution technologique. Cependant, prenez note de tout problème technique lié à votre technologie actuelle pour la revoir potentiellement une fois la crise passée.

Si vous utilisez une solution pour les petites réunions, vérifiez si elle peut également être utilisée à grande échelle. Si vous utilisez une plateforme pour la formation et le marketing par vidéos, voyez si elle peut faire de la vidéo en direct et à la demande. Si vous travaillez déjà avec un fournisseur de communications unifiées, un fournisseur de services ou un intégrateur de système, il peut proposer des options pour vous aider à communiquer à grande échelle.

Les responsables informatiques peuvent en savoir plus sur la façon de diriger en temps de crise dans le centre de ressources sur les coronavirus de Gartner, une collection de recherches et de webinaires Gartner complémentaires pour aider les organisations à réagir, gérer et se préparer à contrer la propagation rapide et à l’impact mondial de la COVID-19 .

Adam Preset est analyste et directeur principal pour le « Digital Workplace » chez Gartner. Il recherche et conseille sur des sujets tels que l’avenir du travail, la collaboration dans le nuage, la messagerie électronique, la collaboration dans les flux de travail, la messagerie instantanée, la vidéo en direct et à la demande, la communication et la formation en entreprise et les technologies de communications internes pour soutenir l’engagement de la main-d’œuvre.




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