Les contrats touchant les technologies de l’information et les télécommunications octroyés par les ministères et organismes publics du gouvernement du Québec sont loin de respecter les saines pratiques de gestion, dénonce le vérificateur général du Québec par intérim, Michel Samson.
« Bien que la plupart des dispositions législatives et réglementaires que nous avons examinées soient respectées, les nombreuses lacunes dans la gestion des contrats soulèvent des préoccupations à l’égard du traitement équitable des fournisseurs et de l’utilisation judicieuse des fonds publics. En effet, les lacunes recensées indiquent que différentes étapes de la gestion contractuelle n’ont pas toujours fait l’objet de saines pratiques de gestion », affirme M. Samson dans le chapitre 5 du tome de l’automne 2012 du Rapport du Vérificateur général du Québec à l’Assemblée nationale pour l’année 2012-2013.
Ce commentaire émane de l’analyse de 38 contrats d’une valeur totale de 271 millions de dollars octroyés par le Centre de services partagés du Québec (CSPQ), de Revenu Québec (RQ), de la Régie des rentes du Québec (RRQ). Selon le vérificateur général, ce montant représente près de 57 % de la valeur des contrats attribués par ces entités en 2009-2010 et en 2010-2011 ainsi que 25 % de celle des contrats attribués par l’ensemble des ministères et organismes publics pour la même période.
Selon les données du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), la valeur de tous les contrats de services professionnels liés au « traitement de l’information » (expression gouvernementale pour parler des TIC) a dépassé le milliard de dollars au cours de ces deux exercices.
Les travaux se sont articulés autour de deux axes, soit le processus d’acquisition mis en œuvre par les ministères et organismes publics et l’encadrement exercé par le SCT.
Des lacunes à la tonne
Des 38 contrats évalués, 37 comportaient des lacunes au niveau de la définition du besoin et de l’estimation des coûts. En fait, 22 contrats ne contenaient aucune définition du besoin et de l’estimation des coûts, alors que 15 étaient mal documentés à ce sujet.
Par ailleurs, 37 ne contenaient aucune documentation sur les options disponibles et l’analyse des prix soumis était absente dans tous les cas.
De plus, le CSPQ a conclu neuf contrats dont le montant maximal était supérieur à celui proposé par le fournisseur dans sa soumission. « Ces contrats ont été signés sur la base du montant estimé par le CSPQ. Leur valeur a totalisé 94 millions de dollars, alors que le montant des soumissions retenues s’élevait à 77 millions de dollars », affirme le document.
« Cette pratique est inacceptable, car le fournisseur a ainsi obtenu un contrat dont la valeur était plus élevée que le montant qu’il avait soumis. De plus, à l’égard de six contrats, elle n’est pas équitable envers le soumissionnaire classé au deuxième rang, car le montant figurant dans sa soumission était moindre que celui du contrat accordé », ajoute le vérificateur général.
Problèmes de neutralité
Plus inquiétant, le vérificateur général dit avoir constaté des lacunes au niveau de la neutralité du comité de sélection du fournisseur pour 36 des 38 contrats étudiés. Dans trois cas, une firme ayant participé à la définition du besoin a remporté l’appel d’offre : « Pareilles situations ne nous apparaissent pas équitables, puisque la firme en cause a accès à beaucoup plus d’information que les fournisseurs susceptibles de lui faire concurrence en préparant une soumission », soutient Michel Samson.
Le vérificateur général constate également la quasi-absence de concurrence dans l’octroi de contrats gouvernementaux liés aux TIC. Les contrats analysés n’ont reçu en moyenne que 1,9 soumission, alors que 17 ont reçu seulement une soumission « conforme et acceptable ».
Des 38 contrats évalués, 25 visaient la poursuite d’activités ayant fait l’objet d’un précédent contrat. « Souvent, le fournisseur ayant poursuivi les travaux était celui qui avait obtenu le contrat précédent. En effet, à la suite d’un appel d’offres public, le contrat a été accordé au même fournisseur à 18 reprises pour ce qui est des 25 contrats visés. Une telle proportion soulève des préoccupations quant au traitement équitable des fournisseurs, d’autant plus que pour 10 des 18 contrats visés, il y avait une seule offre conforme et acceptable », ajoute Michel Samson dans son rapport.
Manque de suivi et trop de sous-traitance
Selon le vérificateur général, plusieurs éléments précisés dans les contrats n’ont pas fait l’objet d’un suivi exercé avec rigueur par les entités. Des lacunes ont été recensées notamment à l’égard de l’exécution de travaux non prévus, de la facturation à des taux supérieurs à ceux prévus dans le contrat et du non-respect du personnel désigné.
Enfin, Québec aurait trop recours à la sous-traitance pour combler ses besoins en informatique : « Quant à l’utilisation des ressources externes, lorsque l’on compare le gouvernement du Québec avec d’autres administrations, force est de constater qu’il a eu beaucoup plus recours à ces ressources. Le recours fréquent à la sous-traitance peut entraîner, à la longue, la stagnation de l’expertise interne, voire sa perte. De plus, cette pratique risque de créer un lien de dépendance avec les fournisseurs », souligne M. Samson.
Recommandations
Le vérificateur général y va d’une série de 17 recommandations afin d’améliorer le processus d’attribution des contrats dans l’industrie des TIC :
Pour le CSPQ, Revenu Québec et la RRQ
– Documenter la définition du besoin et l’estimation des coûts de manière adéquate.
– Évaluer comment les fournisseurs peuvent assumer une plus grande part des risques associés à l’exécution des contrats.
– S’assurer que la sollicitation favorise le libre jeu de la concurrence.
– Analyser l’écart entre le montant estimé par l’entité relativement au contrat à attribuer et celui figurant dans la soumission retenue ainsi que les écarts entre les montants figurant dans les soumissions jugées conformes et acceptables pour un même contrat.
– Améliorer la neutralité des comités de sélection.
– Procéder à l’analyse des situations où il y a poursuite des travaux avec le même fournisseur à la suite d’un appel d’offres public dans l’optique d’assurer un traitement équitable à l’endroit des fournisseurs.
– Documenter en temps opportun les précisions données au fournisseur concernant les travaux à accomplir et les profils de ressources nécessaires.
– Améliorer le suivi des éléments figurant dans chaque contrat à l’égard de :
a) la réalisation des travaux, pour s’assurer que ceux-ci correspondent ?à ceux qui étaient prévus dans le contrat ;
b) l’application du type de rémunération spécifié ;
c) l’application des taux prévus dans le contrat lors du paiement du fournisseur ;
d) la réalisation des travaux par le personnel désigné.
– Inclure dans le contrat une clause de pénalité à l’égard du personnel ?désigné et l’appliquer s’il y a lieu.
– Effectuer l’évaluation des fournisseurs.
Pour Revenu Québec
– S’assurer qu’un fournisseur ayant participé à la définition du besoin relatif à un contrat ne peut soumissionner à l’égard de ce contrat afin de favoriser l’équité du processus d’acquisition.
Pour le CSPQ
– Établir le montant maximal du contrat au même montant que celui ?figurant dans la soumission retenue.
– Respecter le plan de délégation des pouvoirs en matière de signature des contrats.
Pour le Secrétariat du Conseil du Trésor
– Poursuivre sa vigilance à l’égard des postes stratégiques afin que les ministères et organismes publics confient ces postes à des ressources internes.
– Évaluer les processus d’acquisition concernés ainsi que proposer et prendre des mesures pour corriger les faiblesses détectées, le cas échéant.
– Améliorer son suivi concernant l’évaluation du respect du cadre normatif.
– Parfaire sa reddition de comptes.
Les entités vérifiées ont adhéré à toutes ces recommandations.
