Malgré la giboulée qui s’est abattue sur une partie du Québec, le printemps est bel et bien entamé. La nouvelle saison constitue l’occasion de faire bon ménage des rues, des maisons, des usines et des bureaux. Et pourquoi pas un ménage des systèmes informatiques?
L’utilisation croissante des technologies de l’information et de la réseautique entraîne l’accumulation d’un grand nombre de fichiers dans les ordinateurs et les autres appareils informatiques. Il suffit de rechercher *.doc, *.xls , *.jpg, *.pdf et *.mov dans un système pour constater à quel point la quantité de documents qu’il contient est impressionnante.
Certains sont des documents de travail, des versions préliminaires d’un texte final, tandis que d’autres sont des documents conservés pour référence ultérieure. Certes, certains documents doivent être obligatoirement gardés à des fins réglementaires, mais plusieurs organisations ont mis en place des systèmes d’archivage qui prennent en charge cette étape de conservation. Mais a-t-on vraiment besoin de conserver tous les autres documents? À la lecture des titres des fichiers, qui sont bien sûr toujours évocateurs des sujets qui y sont traités, on peut avoir des surprises et découvrir des vieilleries qu’on ne pensait pas avoir conservées ou même produites… Si ces documents n’ont pas servi depuis longtemps, ou si ces photos n’ont été regardées depuis belle lurette, à quoi bon les garder?
Il en est de même avec les courriels. Ouvrez votre logiciel de courrier électronique et allez consulter les plus anciennes missives qu’il contient. Vous souveniez-vous de ces courriels? Sont-ils encore pertinents? Combien de confirmations de rendez-vous ou de réception de documents, de messages de salutation et de courriels de blagues ont été conservés dans la boîte générale? À titre de comparaison, avez-vous conservé toutes les lettres en papier que vous avez reçues par la poste au cours des dernières années?
Un exercice de ménage similaire peut être réalisé parmi les fichiers d’installation de programmes, tout comme dans les dossiers et les sous-dossiers d’un serveur. A-t-on vraiment besoin de tout conserver? Avec des kilooctets, on fait des mégaoctets et des gigaoctets, et rapidement on finit par remplir un espace disque avec des contenus dont l’importance est parfois discutable. Quelques clics, un vidage de poubelle ou de bac à recyclage et hop! Que d’espace gagné!
Par la même occasion, pourquoi ne pas faire le tour des ordinateurs désuets et des périphériques inutilisés depuis fort longtemps? Peut-être un organisme sans but lucratif pourrait réutiliser à de bonnes fins ces composantes vieillottes? Et si elles ne sont plus fonctionnelles, pourquoi ne pas aller les porter à un centre spécialisé qui les décortiquera afin d’en récupérer les matières? Pensez à tout l’espace qui serait ainsi gagné, et aux coups de plumeau qui seront économisés!
Dès que la dernière neige et la gadoue tardive auront été ramassées ou auront fondu, l’occasion sera belle de faire un ménage du printemps dans vos systèmes informatiques. Allez-y toutefois avec prudence avant d’effacer pour de bon les documents informatisés, histoire de ne pas mettre votre organisation ou votre propre personne dans une fâcheuse situation. Néanmoins, vous serez content d’avoir fait ce ménage du printemps, et ce, sans trop vous salir les mains!
