Les entreprises doivent être conscientes que pour réussir l’implantation d’un système ERP, elles devront consacrer plusieurs semaines à planifier et choisir le meilleur progiciel.
Il est généralement acquis que les progiciels de gestion intégrés (ou systèmes ERP) constituent des éléments essentiels à la productivité et à la rentabilité des entreprises. Si les spécialistes des TI s’entendent à peu près tous à ce sujet, il est un autre élément à propos duquel il y a unanimité : l’importance du défi que représente la mise en œuvre d’un tel progiciel.
La réussite du projet nécessite non seulement le savoir-faire de l’intégrateur, mais l’engagement du personnel à tous les échelons de l’entreprise. La planification est une étape stratégique, qui doit débuter bien avant la phase d’implantation du progiciel. Trop souvent, les gestionnaires négligent cette étape cruciale, et n’y consacrent que trop peu de temps ou, pire, l’escamotent totalement.
La mise en œuvre d’un progiciel de gestion intégré implique d’importants changements. Il est donc normal que l’on passe un certain temps à planifier le projet. Ainsi, les organisations pouvant compter sur des ressources d’expérience en la matière devront prévoir de dix à quinze semaines de travail. Cette période s’échelonnera en trois étapes : l’étude d’opportunité, l’appel d’offres et les démonstrations.
Étude d’opportunité
À la première étape, l’entreprise et ses conseillers doivent définir précisément trois éléments : les critères de mise en œuvre ainsi que le budget et l’échéancier du projet. Appelée étude d’opportunité, cette étape consiste à déterminer les besoins et à établir les priorités. À titre d’exemple, on doit évaluer l’importance de chaque secteur de l’organisation afin de pondérer l’attention accordée à chacun d’eux dans le choix du progiciel et dans le cadre du projet en général. Selon le contexte propre à l’entreprise, on choisira de privilégier la production au détriment des finances, la commercialisation par rapport à la prise de commandes, etc. Pour chaque secteur, on devra définir les critères essentiels à la bonne marche des affaires.
On devra aussi penser à des facteurs comme la langue d’usage. Une entreprise exploitant des succursales à l’étranger voudra un progiciel multilingue, capable de prendre en charge l’exploitation de plusieurs entités commerciales et de traiter plusieurs devises. Ce choix élimine d’emblée un certain nombre de produits.
Par ailleurs, l’élaboration du budget et de l’échéancier doit impérativement tenir compte de la disponibilité des ressources internes. À cet égard, il importe avant tout d’être réaliste.
L’étude d’opportunité exige la consultation de toutes les personnes clefs au sein de l’organisation et la définition rigoureuse des critères à retenir. Cette tâche s’étend normalement sur une période de quatre à six semaines. Tout au long de l’étape, il est important de détailler les besoins critiques, puis de les présenter à la haute direction une fois l’exercice terminé. Sans l’approbation et l’appui des cadres supérieurs, il sera difficile de faire accepter le projet à la grandeur de l’entreprise et de le faire progresser à la cadence prévue.
Appel d’offres
Lorsque les critères ont été définis et approuvés, l’équipe de projet aura à sélectionner sept ou huit fournisseurs potentiels – plus ou moins, selon les circonstances – offrant un progiciel qui répond aux exigences définies lors de l’étude d’opportunité. On doit tenir compte de tous les facteurs possibles, tels les priorités de l’entreprise, le budget dont elle dispose et les contraintes particulières.
Le monde de l’ERP est vaste. On peut facilement perdre pied devant la quantité de choix offerts. Le marché comprend une grande diversité de produits génériques ou spécialisés. Les fonctions offertes avec ces progiciels se comptent par centaines. On comprendra qu’il est difficile de faire un choix judicieux parmi cette myriade de possibilités. La rigueur et la précision de l’étude d’opportunité deviennent d’autant plus essentielles.
L’étape de l’appel d’offres durera deux ou trois semaines – ou davantage selon la disponibilité des ressources internes. On doit d’abord rédiger l’appel d’offres, puis laisser aux fournisseurs le temps nécessaire à l’élaboration de leur proposition. Enfin, on se réservera une période de temps pour décortiquer les offres. Cette dernière tâche est particulièrement stratégique, car certaines propositions peuvent paraître similaires en ce qui concerne les coûts sans pour autant englober les mêmes éléments. Par exemple, les coûts globaux peuvent comprendre ou non la révision des processus d’affaires. L’expérience des membres de l’équipe de projet peut faire toute la différence à cette étape.
Normalement, un certain nombre de fournisseurs choisiront de se désister, faute de temps ou de ressources, ou parce que leur progiciel ne répond pas entièrement aux critères précisés. Il faudra faire un tri afin de conserver les deux ou trois propositions qui présentent le plus grand potentiel et répondent efficacement aux besoins identifiés.
Démonstrations
Les fournisseurs retenus auront à faire une démonstration de leur progiciel. À cette fin, l’équipe de projet leur fournira des directives détaillées afin que la démonstration soit adaptée à l’entreprise et à ses besoins particuliers. Pour ce faire, on remettra aux fournisseurs un script de démo contenant des données inspirées du contexte de l’entreprise – comme des exemples de situations et des numéros de pièce. On fera en sorte que la démonstration suive les critères définis dans le cadre de l’étude d’opportunité. Ces démarches ont pour but de s’assurer que le client reconnaisse ses processus d’affaires dans la démonstration d’un système qu’il n’a jamais vu auparavant.
Pour faciliter les choses et donner une chance égale à tous les fournisseurs, il est bon que chaque participant prépare les questions auxquelles les fournisseurs devront répondre durant la démonstration. Cette procédure permet d’assurer l’objectivité face aux différents fournisseurs. Chaque démonstration dure normalement entre une journée et une journée et demie. Idéalement, toutes les présentations se feront dans la même semaine afin d’éviter que l’équipe de projet ne « perde le fil ». L’étape globale s’étend sur quatre à six semaines, question de laisser suffisamment de temps aux fournisseurs pour préparer leur présentation, puis de les évaluer.
Début du projet d’implantation?
Une fois le choix de l’entreprise arrêté, on aurait tort de croire que l’on est fin prêt pour la mise en œuvre du projet d’implantation du progiciel. Il y a encore plusieurs étapes : négociation de contrat, définir le plan de projet en détail, acquisition des équipements, etc. De plus, la négociation de contrat implique que les deux parties (et parfois trois : le client, le manufacturier du progiciel et l’intégrateur) devront s’entendre sur de nombreux détails, dont les ressources affectées à l’installation, l’accompagnement et la formation offerts par le fournisseur, la maintenance du progiciel, etc. Avant que tous les détails soient ficelés, il peut s’écouler plusieurs semaines.
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