Travail collaboratif, blogues, messagerie instantanée, gestion des connaissances… Quel est le dénominateur commun de ces thèmes traités par Directions stratégiques au cours de l’année qui s’achève? Les outils de gestion personnels.
À l’heure où la création de valeur en affaires repose de plus en plus sur le savoir, où la collaboration a donné lieu à des modèles d’organisation ayant atteint un succès planétaire, les outils de communication de nouvelle génération sont en voie de supplanter des technologies pourtant bien établies.
L’essor des outils
Pour s’en convaincre, il suffit de mentionner que, dès 2008, le monde comptera autant d’adeptes de la messagerie instantanée (MI) que d’adeptes du courrier électronique, selon des prévisions émises l’année dernière. Aussi, on a recensé un impressionnant total de 27 millions de blogues à l’échelle internationale au début de l’année, même si ce mode de communication n’a vu le jour qu’en 1999.
Pareillement, l’informatique mobile se répand de façon assez spectaculaire dans le monde des affaires. Comme l’indiquait le dossier de Directions stratégiques sur les environnements pour utilisateurs, en juin dernier, les téléphones intelligents, les assistants numériques personnels, les clés à mémoire et autres dispositifs numériques sont en pleine ascension. De nombreuses organisations, en effet, jugent ces technologies indispensables en vue d’améliorer leur productivité.
Gestion des connaissances
L’importance stratégique des connaissances est l’un des facteurs incitant les entreprises à faire appel à ces technologies, de même qu’à des moyens de collaboration tels que les solutions d’apprentissage en ligne, les portails d’entreprise et les outils de gestion personnels. Les intranets, ainsi, ont enregistré une progression impressionnante au cours des dernières années, et l’on croit que leur volume atteindra d’ici peu des centaines de millions de pages.
Car les dirigeants ont appris à apprécier ce genre de technologies et y auront davantage recours dans les années à venir, particulièrement les portails intégrant des outils de gestion personnels tels que les wikis, les blogues et la MI. La firme d’analyse Gartner prévoyait l’année dernière que le wiki deviendra une technologie courante dans 50 % des entreprises d’ici 2009. Dès l’an prochain, par ailleurs, les applications fournies aux utilisateurs par les employeurs seront composées à 40 % d’outils de gestion personnels, comparativement à 2 % en 2004.
Les solutions de gestion des connaissances ne se limitent plus à servir de dépôts d’information. Plutôt, elles intègrent les connaissances acquises et permettent au personnel d’y accéder. Les spécialistes estiment en outre que l’on se dirige vers des environnements où les possibilités de personnalisation augmenteront davantage en ce qui a trait aux emplacements, aux sources d’information, aux outils et aux formes d’apprentissage.
Collaboration
L’avènement du Web 2.0 donne aux outils de gestion personnels des possibilités encore plus grandes, propulsant le concept de collaboration dans une nouvelle dimension. Des modèles organisationnels inédits ont atteint des succès spectaculaires grâce aux blogues et aux wikis, auxquels s’ajoutent des technologies comme le partage des fichiers P2P, les moteurs de recherche d’affinité et le format de syndication RSS. Des exemples particulièrement éloquents de mise en valeur de ces moyens sont fournis par Google, eBay, Wikipédia et Amazon notamment.
Ces réussites et le potentiel des outils de partage de l’information ont amené la revue BusinessWeek à conclure que, pour la première fois dans l’histoire humaine, la collaboration massive dans le temps et l’espace devient rentable. Le mode de production créé par la collaboration en ligne transcende l’entreprise et le marché, puisque des prouesses commerciales sont réalisées sans qu’elles soient motivées par une stratégie organisationnelle, ni par la recherche de profit – c’est le cas des commentaires envoyés à Amazon par des millions de lecteurs. Les outils de collaboration de pointe vont beaucoup plus loin que le courriel ou les sites Web dans l’exploitation du potentiel d’Internet.
Obstacles importants
Gartner prédit que, d’ici 2010, 70 % de la population des pays industrialisés passera plus de temps à communiquer en ligne qu’en personne. La fonctionnalité enrichie des outils personnels contribuera à cet essor – par exemple, l’intégration progressive de l’audio à la messagerie instantanée.
La montée rapide de ces outils ne doit pas occulter pour autant les difficultés qu’elle suscite. En tête de liste, viennent certainement les questions de sécurité. Entre autres indications, on a enregistré une augmentation faramineuse des attaques contre les systèmes de MI depuis deux ans.
Autre problème : la perte de contrôle des communications d’entreprise. S’ils peuvent améliorer la productivité et les compétences de l’employé, les wikis, blogues et autres technologies personnelles présentent aussi des risques quant à l’uniformité des messages diffusés, à l’interne et à l’externe.
Le transfert numérique de l’information n’est pas tout. Les entreprises doivent s’assurer de mettre en place des processus d’affaires efficaces, qui permettent d’utiliser les connaissances à bon escient.
Bilan 2006 – Les dossiers
Le blogue et la messagerie instantanée (29 mars 2006)
Environnements pour utilisateurs (7 juin 2006)
Travail collaboratif (2 novembre 2006)
La téléphonie mobile (29 novembre 2006)
