Les opportunités et défis des conseils d’administration sans papier selon Idside

André Vuillet, le dirigeant principal d’Idside, discute des améliorations apportées à la solution Gouvernance web, des avantages que procure une telle solution numérique et des préoccupations technologiques des conseils d’administration.Logo d'Idside

L’entreprise Idside de Québec, qui a été fondée en 1998 sous le nom de Plan de vol, a lancé récemment la troisième version de la solution de conseil d’administration sans papier Idside – Gouvenance web. La solution, offerte sous forme de logiciel service, sert à la préparation, à la gestion et au suivi des séances  d’un conseil d’administration et des comités d’un CA.

Le président-directeur général et fondateur d’Idside, André Vuillet, a expliqué que la nouvelle version d’Idside – Gouvenance web offre au gestionnaire de la plate-forme d’un conseil d’administration une simplification des tâches de gestion des comités, de sécurisation des données, d’assurance de la transparence des comités de vérification, etc. Le volet de préparation et de montage d’un ordre du jour a été optimisé, notamment par le recours au langage de programmation HTML5, et les interfaces utilisateurs ont été améliorées.

M. Vuillet a ajouté que certaines avancées, comme la simplification d’outils de prise de note et de commentaires et l’insertion de notes audio, découlaient d’un partenariat avec le Collège des administrateurs de sociétés, de la Faculté des sciences de l’administration de l’Université Laval, qui utilise la plateforme Idside-Gouvernance web à des fins pédagogiques.

Zone de confort

En entretien avec Direction informatique, M. Vuillet a indiqué que la solution de conseil d’administration sans papier d’Idside permettait de réduire de cinq heures le temps de préparation d’un conseil d’administration.

André Vuillet, le président-directeur général d'Idside. (Photo : Idside)
André Vuillet, le président-directeur général d’Idside. (Photo : Idside)

Toutefois, il a souligné qu’une telle solution technologique, du point de vue des administrateurs, devait interférer le moins possible avec la tenue d’un conseil d’administration, alors que le degré de confort face aux TI varie d’un administrateur à l’autre.

« Les conseils d’administration reproduisent assez fidèlement la courbe d’adoption technologique de notre société : autour de la table, il y a des “techno-enthousiastes” très avancés et il y a des gens qui ont des réserves ou un inconfort marqué, a expliqué M. Vuillet. Il est impératif que la solution qui est proposée réponde aux attentes des gens les plus exigeants, tout en ne laissant personne derrière ou sur en ligne de touche. C’est pourquoi nous avons travaillé à résoudre des enjeux de portabilité de l’outil en permettant aux gens de trouver une zone de confort et une façon d’exploiter la plateforme qui peut être diversifiée. »

Le dirigeant d’Idside a ajouté qu’un conseil d’administration sans papier ne devait pas être fondé sur une seule plateforme technologique du côté des utilisateurs. Alors que certaines organisations ou municipalités ont doté leurs conseils d’administration d’un outil commun pour l’accès à la solution, dans la majorité des cas c’est plutôt chacun pour soi.

« Les gens ont leur propre [ordinateur] et doivent accéder à un environnement [de conseil d’administration]. Nous sommes multiplateformes pour répondre à cette diversité. Il y a beaucoup d’écosystèmes en présence et il faut essayer de répondre aux attentes de chacun », a commenté M. Vuillet.

Préoccupations courantes

Interrogé à propos de l’évolution des préoccupations des conseils d’administration par rapport aux solutions sans papier, M. Vuillet a répondu qu’elles demeuraient les mêmes depuis que son entreprise commercialise une solution. D’ailleurs, il a souligné que ces enjeux d’efficacité et de gestion des risques envers la solution informatisée font partie des éléments de mission principaux d’un administrateur.

Capture d'écran d'Idside
Une capture d’écran de la solution Idside – Gouvernance web (Image : Idside)

« Un administrateur doit être efficace, pour créer de la richesse, et il doit gérer adéquatement le risque. Il nous faut faire la preuve aux gens qu’ils sont capables de passer au numérique et qu’ils seront plus efficaces ainsi. Cette préoccupation est demeurée constante, mais elle a trouvé des réponses technologiques qui sont nettement plus efficaces récemment, avec l’arrivée des tablettes », a-t-il indiqué.

Lire : La tablette numérique et la téléconférence s’invitent au CA

« Quant à la gestion des risques, cette préoccupation est toujours présente, mais de façon extrêmement inégale, a ajouté M. Vuillet. On voit de tout : des conseils sont très préoccupés par le sort de leurs documents stratégiques, tandis que dans d’autres circonstances, ce n’est pas évident de sensibiliser les gens à cette question. Beaucoup de conseils d’administration gèrent leur environnement [de CA] en communiquant le contenu par courriel, ce qui n’est pas la zone la plus sécuritaire d’Internet pour l’échange d’information. D’autres déposent le matériel des comités dans des environnements de type DropBox. Il y a un enjeu en termes de sécurité, à savoir sur quel genre de serveur ou à quel endroit l’information se retrouve… »

Jean-François Ferland
Jean-François Ferland
Jean-François Ferland a occupé les fonctions de journaliste, d'adjoint au rédacteur en chef et de rédacteur en chef au magazine Direction informatique.

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