TI DANS LES PME Ce sont les dirigeants qui prendraient les décisions reliées aux TIC dans les petites entreprises – La gestion documentaire ne serait pas une priorité pour les PME – L’informatisation de la paie et des ressources humaines serait peu répandue.
Dans le cadre de la 27e édition de la Semaine de la PME (qui se déroule du 15 au 21 octobre sous l’égide de la BDC), quelques firmes d’analyse ont publié des résultats de sondages réalisés auprès d’entreprises de petite et moyenne envergure à propos de l’utilisation des technologies de l’information et des communications.
En premier lieu, une étude de la division Indaba de la firme ontarienne Info-Tech Research Group, réalisée auprès des directeurs informatiques de 4 000 entreprises de moins de 500 employés, indique que les décisions reliées à l’acquisition de produits et de services des TIC seraient surtout prises par les décideurs au sein des organisations de plus petite envergure. L’implication des responsables de l’informatique dans le processus décisionnel serait plus prononcée dans les organisations de plus grande taille.
« Au sein du segment des petites entreprises de 40 employés et moins, le processus décisionnel relié aux technologies de l’information serait l’affaire du propriétaire ou bien du chef de la direction. Les gens du groupe de l’informatique sont confinés à des rôles d’implantation ou bien de recommandation, et seulement 20 % des décisions finales sont prises par les directeurs principaux des TIC », explique Ed Daugavietis, analyste senior à la recherche chez Info-Tech Research Group.
« Ces chiffres changent dramatiquement lorsque le nombre d’employés est plus élevé, et le point d’équilibre se situe au niveau des entreprises de 200 employés et plus, où la moitié des décisions d’achat est prise par les gestionnaires de l’informatique », ajoute-t-il en précisant que cette proportion « moitié-moitié » constituait aussi un plateau.
Invité à expliquer cette transition décisionnelle, M. Daugavietis explique que les entreprises qui comptent plus de 200 employés emploient une structure organisationnelle différente où le chef de la direction n’est plus en mesure d’avoir une portée de contrôle où il est impliqué dans chaque décision.
« Il s’agit d’une saine pratique de gestion d’assigner des responsabilités et de l’autorité à d’autres cadres, dans ce cas à un dirigeant de l’informatique, lui donnant un pouvoir pour bâtir un dossier pour une décision à prendre et ensuite prendre une décision. L’entreprise atteint une taille où les dirigeants doivent laisser le contrôle et faire évoluer les responsabilités à d’autres, de les laisser prendre la décision et de vivre avec cette décision. »
De plus, le style de décision changerait avec la taille de l’entreprise, alors qu’un groupe ou une équipe, et non un seul individu, participerait au processus de décision.
« Dans les petites entreprises de 40 employés et moins, 80 % des décisions d’achats reliées aux technologies sont prises par un individu et non un groupe, et la plupart du temps, comme il a été souligné précédemment, cet individu n’est pas une personne du domaine des technologies », explique l’analyste.
« Donc, non seulement la personne responsable de l’informatique ne prend pas la décision, mais elle n’est même pas dans la pièce lorsque la décision est prise. Son rôle est figé à réaliser de la recherche pour soutenir la prise de décision, et ensuite de procéder à l’implantation une fois la décision prise. Ceci crée clairement de la frustration auprès de ces personnes. »
M. Daugavietis ajoute que la prise de décision devient une responsabilité de groupe avec l’augmentation de la taille de l’entreprise, et que le point d’équilibre se situe à 200 employés.
Peu préoccupante, la gestion des documents?
Selon un sondage réalisé par la firme Léger Marketing pour le compte de Xerox Canada auprès de 331 propriétaires et dirigeants de PME, 71 % des répondants ont dit craindre la perte de documents en format électronique et 66 % n’ont pas de plan de gestion des documents internes ni recours à des ressources externes pour procéder à cette gestion documentaire.
De plus, 49 % des répondants qui n’auraient pas de stratégie de gestion des documents auraient dit croire qu’il ne s’agirait pas d’un élément important pour leur organisation ou pour leur clientèle.
Selon ce sondage, la recherche de documents nécessiterait pour les employés en moyenne plus d’une heure par semaine, alors que les coûts reliés à la gestion et l’entreposage des documents seraient d’environ 2 152 $ par année. Dans les entreprises de plus de dix employés, la recherche des documents requerrait près de deux heures par semaine et le coût annuel d’entreposage serait de 5 760 $ en moyenne. Par ailleurs, 18 % des personnes interrogées n’auraient pas été en mesure d’évaluer le temps qui est accordé à la recherche documentaire.
D’autre part, 37 % des entreprises en affaires depuis cinq ans ou moins seraient davantage portées à conserver la majorité de leurs documents sur des supports électroniques, contre 29 % pour les entreprises en affaires depuis plus de quinze ans. 67 % des entreprises plus jeunes seraient familières avec la gestion des documents, comparativement à 63 % des entreprises plus vieilles, tandis que 68 % des jeunes entreprises seraient moins préoccupées par la perte des données électroniques, contre 76 % des entreprises à plus longue existence.
Parmi les dirigeants et les propriétaires d’entreprises sondés, 75 % ont dit croire que les documents électroniques étaient plus faciles à trouver que les documents en papier, 54 % ont dit être préoccupés par la perte des documents en papier et 3 % des entreprises consacreraient plus de dix heures par semaine à la recherche de documents papier. 23 % des PME pourraient investir dans la mise à niveau de leur gestion documentaire au cours de la prochaine année, alors que 89 % des PME qui utilisent une telle solution font appel à des ressources internes.
Peu informatisées, la paie et les ressources humaines?
Enfin, la firme de sondage CROP a réalisé une enquête auprès de 300 PME québécoises de 10 à 249 employés pour le compte de l’entreprise ADP Canada, dont quelques éléments ont trait à l’emploi des TIC.
Selon cette étude, seulement 17 % des répondants et 26 % des répondants de cinquante employés et plus utiliseraient un système informatisé de gestion des ressources humaines, alors que 4 % géreraient la paie de façon manuelle.
D’autre part, la méthode de conservation des données relatives à la paie et aux ressources humaines serait le papier dans 80 % des PME et dans 95 % des entreprises de dix années ou moins d’existence. Le disque rigide, le ruban magnétique et le serveur de l’entreprise auraient été cités en deuxième lieu.
Quelque 43 % des répondants auraient dit que la paie serait assez ou beaucoup affectée lors d’un problème majeur tel qu’un virus informatique ou une inondation, alors que 51 % des PME de 50 employés et plus auraient dit qu’ils seraient beaucoup affectés par un tel problème.
