À Webcom Montréal, des représentants d’Ubisoft, de la Ville de Montréal et de Groupe Canam ont partagé leurs expériences diverses d’utilisation des réseaux sociaux en interne.
Les réseaux sociaux sont employés par un nombre croissant d’organisations afin d’interagir avec les consommateurs et les partenaires commerciaux. Bon nombre d’entreprises québécoises ont des présences dans Facebook, Twitter, LinkedIn et autres Tumblr. Toutefois, les réseaux sociaux peuvent aussi servir aux interactions en interne. Comment perçoit-on cette approche dans les organisations québécoises?
Lors de l’édition automnale de la conférence Webcom Montréal, Sophie Labelle, chargée de projet aux communications chez Ubisoft, son collègue Jean-François Grou, chef d’équipe aux communications, Martin Lefebvre, chef de division, Internet et médias sociaux à la Ville de Montréal et Nathalie Pilon, directrice des Communications électroniques au Groupe Canam ont fait part des études et des essais qui ont été réalisés en matière de recours aux réseaux sociaux en interne. Les résultats obtenus ont été des plus variés.
Préférence pour les outils existants
Sophie Labelle et Jean-François Grou d’Ubisoft , à Montréal, ont expliqué que le site intranet Arcade est accessible uniquement de l’intérieur des locaux de l’entreprise en raison de la confidentialité des projets en développement. Les employés l’utilisent pour effectuer des recherches dans le répertoire du personnel et pour obtenir des informations liées au travail. Toutefois, le personnel du studio de jeu vidéo ne désire pas y utiliser d’outils d’interaction.
« Un sondage a révélé que les employés ne souhaitaient pas obtenir d’outil additionnel de communication, ni d’outil d’aide à l’accomplissement des tâches, ni d’outil de collaboration », a révélé M. Grou.
« Les gens se demandent ce que cela leur apportera, alors qu’ils ne veulent en faire plus que ce qu’ils font pour l’instant. Nous avions déployé un bottin à la LinkedIn, mais le succès n’a pas été élevé parce que les gens avaient déjà justement des comptes dans LinkedIn. »
Mme Labelle a indiqué que des essais d’implantation de forums orientés vers les métiers n’ont pas donné de résultats concluants, en raison d’une réticence des employés d’y contribuer au bénéfice de l’ensemble de l’entreprise. « Les employés préfèrent faire une contribution à leurs groupes par des présentations en personne. C’est ce qui marche le mieux », a-t-elle souligné.
Questions d’habitude
Martin Lefebvre a expliqué que la Ville de Montréal s’apprêtait à amorcer l’exploitation d’une nouvelle version de son Intranet.
Ici aussi, les employés de l’administration municipale désirent y trouver des informations utiles à leur travail. Or, la majorité des employés ne sont pas des utilisateurs du Web 2.0. Selon un sondage, 76 % n’ont jamais visité un blogue, 74 % ne savent pas ce qu’est un fil RSS et 50 % n’ont pas de compte dans un réseau social.
« Plus du tiers des employés ne veulent pas partager de documents, a souligné M. Lefebvre. Il y a des freins au partage de l’information. Les gens préfèrent garder leurs habitudes. »
M. Lefebvre a ajouté qu’un wiki avait été déployé en interne pour le personnel des communications, mais il a été peu utilisé en partie parce que l’outil était jugé « déroutant » et parce qu’aucune formation n’a été fournie aux personnes visées.
Toutefois, il a indiqué que les employés aux communications, surtout les plus jeunes, préféraient former et joindre des communautés de projets et de pratiques dans Facebook, Twitter et LinkedIn. « Comme ils utilisent des outils connus – ils le font sur leurs téléphones intelligents – ils ne souhaitent pas reproduire la même démarche en interne », a-t-il commenté.
M. Lefebvre a souligné que seulement 300 employés dans toute l’administration municipale ont accès aux médias sociaux à partir de l’infrastructure informatique, mais il a précisé qu’il militait ardemment pour l’étendue de l’accessibilité au sein du personnel. D’ailleurs, il a mentionné que des employés, déçus des restrictions actuelles en matière d’accès aux médias sociaux et aux réseaux sans fil, quittaient la Ville après quelques mois.
Démystifier et essayer
Chez Groupe Canam, à l’opposé des deux autres organisations, l’expérience d’utilisation des réseaux sociaux donne des résultats satisfaisants.
Nathalie Pilon a indiqué que l’entreprise avait amorcé en septembre dernier l’exploitation d’un nouvel intranet nommé Sphère. Un des objectifs de cet intranet est de faciliter le réseautage au sein de l’entreprise, qui exerce des activités à l’échelle mondiale.
À l’aide de modules complémentaires, des espaces d’équipe et des bibliothèques de contenu ont été instaurés. Également, un projet pilote de réseau social suscite déjà un intérêt appréciable de la part d’employés. Une encyclopédie interne, nommée « Canampédia », compte déjà 15 000 inscriptions.
Mme Pilon a relaté qu’un groupe « secret » avait été établi dans le réseau social Facebook en 2008, dans le cadre d’une préparation à un congrès. Cette initiative a été réalisée six semaines avant l’événement. Tous les deux cents cadres de Groupe Canam, sauf un, y avaient créé un profil. La moyenne d’âge des cadres était de 53 ans.
« Ce projet pilote avait permis de démystifier les outils que sont les réseaux sociaux auprès des cadres », a-t-elle souligné.
Mme Pilon a indiqué que l’établissement du groupe dans Facebook avait constitué un moyen gratuit de réaliser un essai, plutôt que d’acquérir dès le départ des licences pour une solution commerciale. « Avant de dépenser de l’argent en supposant que les gens vont aimer l’approche, il est important de réaliser un projet pilote », a-t-elle souligné.
Mme Pilon a précisé que Groupe Canam, afin de faciliter l’utilisation des outils sociaux, en a fait mention dans les bulletins et a installé des postes de travail dans les usines. Aussi, une lettre signée par le président et accompagnée d’une carte qui incluait les informations d’accès a été envoyée par la poste aux employés.
Enfin, elle a indiqué que le nouvel intranet et ses outils sociaux arrivaient à point, puisqu’un changement de garde se préparait en raison du départ à la retraite du président et de plusieurs cadres de la même génération. « Dans ce contexte, l’intranet est un espace d’information qui est très important », a-t-elle souligné.
