Évoluer avec les normes et réglementations grâce aux progiciels de gestion intégrés

Depuis quelques années, les entreprises vivent à l’heure des règles et des normes auxquelles elles doivent se conformer, et ce, dans tous les secteurs d’activités.

À cet égard, les progiciels de gestion intégrés (systèmes ERP) sont vite devenus des outils très utiles. Leurs fonctionnalités sont maintenant conçues de façon à pouvoir soutenir la conformité imposée aux entreprises.

Dès la promulgation de la loi Sarbanes-Oxley (SOX), en 2002, les fabricants ont réagi. À peine une année après l’entrée en vigueur de cette loi, les principaux progiciels offerts dans le marché avaient intégré des fonctionnalités en réponse à ces exigences nouvelles. Par conséquent, les ERP peuvent aujourd’hui appuyer les efforts d’une organisation en matière de conformité à la loi. À titre d’exemple, le progiciel aidera à produire des états financiers justes et précis, conformément à la section 302 de la loi; à réaliser l’évaluation annuelle des processus de contrôle (section 404); et à divulguer promptement les changements touchant aux opérations ou aux conditions financières de l’entreprise (section 409).

Autre exemple où les systèmes ERP viennent en aide aux contrôles internes, est la ségrégation de tâches. Par exemple, deux personnes distinctes participent à la perception des paiements au sein d’une entreprise : l’une pour émettre les factures, l’autre pour encaisser les chèques et vérifier si le processus d’encaissement a été fait comme il se doit. Normalement, les systèmes ERP permettent de créer des profils d’utilisateur distincts pour exécuter l’une et l’autre de ces tâches.

Des ajustements ont été faits par les fournisseurs relativement à SOX, mais également pour les normes et la réglementation touchant à une grande diversité de secteurs – fiscalité, qualité, environnement, industrie automobile, distribution, alimentation, etc. Les concepteurs de systèmes ERP sont très conscients des exigences des marchés dans lesquels ils se spécialisent. Il est très important pour eux de s’assurer que les clients puissent se conformer aux normes et aux lois en vigueur dans leur industrie, et de leur faciliter la vie en ce sens. Ces normes et réglementations augmentent aussi le besoin de gérer de nombreux documents, ce qui peut être facilité par l’intégration des données opérationnelles avec les documents dans le système ERP. Par exemple, l’article à fabriquer avec le document de spécification, les dessins de fabrications, les dessins d’assemblage, etc.

Consolidation du marché

Au cours des dernières années, on a assisté à de nombreuses fusions et acquisitions dans le marché des progiciels de gestion intégrés. Les principales organisations ainsi formées possèdent une envergure mondiale. Aussi, leurs progiciels doivent soutenir les obligations des clients en matière de conformité dans de nombreux contextes et pays différents. Les plus grands parmi ces joueurs sont maintenant capables, en général par paramétrage, de le faire pour les clients dans tous les secteurs.

De plus, les entreprises peuvent se prévaloir de mises à jour effectuées sur les systèmes ERP grâce à leur contrat de maintenance. Celui-ci leur permet de recevoir automatiquement les nouvelles versions de leur produit et, par le fait même, les nouvelles fonctionnalités et ajustements face à la nouvelle réglementation. Certains ERP peuvent même aider le client à franchir les différentes étapes menant vers la certification associée à une norme particulière.

Autre facteur important, les intégrateurs sont en mesure de paramétrer l’ERP en fonction des obligations spécifiques à chaque entreprise. Dans l’éventualité où un client impose à l’entreprise une nouvelle norme ou lors d’une expansion de l’entreprise dans un autre marché, il est possible d’adapter l’ERP afin de répondre à de telles exigences.

De tout temps, les entreprises ont dû se soumettre à des contrôles internes et externes. Jamais autant qu’aujourd’hui, cependant, les obligations en cette matière n’ont été aussi grandes. Dans le contexte d’affaires difficile et complexe engendré par la conformité, les progiciels de gestion intégrés peuvent grandement aider les entreprises. Ils les incitent à mieux organiser leurs processus afin de répondre à leurs obligations en cette matière.

L’automatisation des processus requis pour se conformer aux lois et règlements permet aux entreprises de libérer leurs employés et leurs autres ressources afin qu’ils se consacrent à leurs tâches principales. Dans ce contexte, le système ERP devient une méthode d’amélioration continue des processus d’affaires.

André Picard est responsable de pratique, Solutions d’affaires ERP, chez GFI Solutions, une société qui conseille, développe et implante des solutions de pointe en technologies de l’information.

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