Centraliser les données ou se rapprocher des utilisateurs?


Alain Beaulieu - 01/09/2008

Il n’y a pas qu’une seule voie menant à l’efficacité organisationnelle, et deux organisations du Québec nous montrent qu’on peut très bien choisir des voies différentes pour accroître l’efficacité et la productivité.

Comme nous l’a souligné Mario Ianniciello, directeur régional pour l’est du Canada chez SAS Canada, la tendance est actuellement à la refonte des entrepôts de données dans une perspective d’optimisation de la valeur et de l’utilité des données. Deux organisations du Québec oeuvrant dans des secteurs d’activité complètement différents, soit Air Canada et le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (MELS), sont en cours de réalisation de projets en ce sens, mais ont choisi des voies opposées.

Alors qu’Air Canada a opté pour la centralisation des ressources, le MELS a préféré rapprocher les ressources des utilisateurs. Mais dans les deux cas, outre la volonté d’accroître la productivité et la performance organisationnelle, le projet de migration trouve une partie de sa justification dans la nécessité de remplacer des ressources matérielles ou logicielles désuètes, qui ne sont plus supportées par le fournisseur.

Air Canada

« Étant donné l’état de l’économie actuelle, c’est difficile pour nous d’embarquer dans des projets d’envergure, c’est pour ça qu’on fait des petits projets avec de la valeur ajoutée. »

– Marc Constantineau

C’est dans cette perspective qu’Air Canada est sur le point de terminer la première phase d’un projet de centralisation des données servant aux applications de veille concurrentielle. Amorcée l’an dernier, cette première phase vise la migration des données utilisées par le personnel du département Optimisation du réseau au sein de l’entrepôt de données centralisé de l’entreprise. Ce département est responsable de la planification des réservations, d’évaluer la demande et l’offre, de maximiser le nombre de places disponibles, d’optimiser les itinéraires, etc.

« Les données se retrouvaient un peu partout avant, et c’est ce qui crée le problème aujourd’hui, car il y a beaucoup de données disponibles, mais malheureusement elles sont éparpillées dans plusieurs centaines de systèmes individuels, résume Marc Constantineau, chef de service, Gestion électronique de la relation client (eCRM), groupe Commerce électronique, Air Canada. Donc, pour rassembler l’information qu’ils ont besoin, les utilisateurs doivent se connecter à trois, quatre ou six systèmes différents, ce qui est très complexe et coûteux. Les systèmes sont sur des plateformes différentes, dont certaines ne sont même plus supportées par le fournisseur, ce qui fait que ça devient très coûteux de faire des modifications. C’est ce qui nous a motivés à vouloir centraliser les données, pour que les utilisateurs puissent obtenir toutes les données dont ils ont besoin en interrogeant un seul système. »

Au terme du projet de centralisation, un demi-téraoctet de données sera transféré et reformaté pour le nouvel entrepôt de données qui sera utilisé ultimement par quelque 3 000 cadres et employés administratifs – la première phase vise une trentaine d’utilisateurs – à mesure que d’autres départements s’ajouteront. Déjà, les départements Commerce électronique et marketing de même que celui des Ventes devraient être intégrés au nouvel environnement d’ici la fin du troisième trimestre de 2008 et la fin du premier trimestre 2009, respectivement. « Ce n’est pas un gros projet corporatif qu’on a mis en place chez Air Canada : on a commencé avec un groupe et on va faire plusieurs autres petits projets ensuite, précise Marc Constantineau. On va y aller selon la demande. »

L’entreprise a opté pour une approche de migration progressive pour des motifs de flexibilité. Dans le contexte de grande instabilité qui caractérise actuellement l’industrie du transport aérien, cela n’est pas un mince avantage, sans compter que le projet n’est piloté que par deux personnes à l’interne. « Étant donné l’état de l’économie actuelle, c’est difficile pour nous d’embarquer dans des projets d’envergure, c’est pour ça qu’on fait des petits projets avec de la valeur ajoutée », explique Marc Constantineau.

Pour mettre sur pied son nouvel entrepôt de données, Air Canada a choisi la solution EDW (Enterprise Data Warehouse) de Teradata. Pouvant prendre en charge plusieurs téraoctets de données, EDW comprend une plateforme serveur matérielle, un logiciel de base de données et des services-conseils. Les applications de veille stratégique sont développées, pour leur part, avec WebFOCUS de Information Builders, Access de Microsoft et SQL Assistant de SoftTree Technologies.

Bien que la première phase du projet ne soit pas encore terminée, l’entreprise peut déjà en mesurer les retombées. Ainsi, grâce au nouvel environnement, l’information est traitée au moins deux fois plus rapidement. Par exemple, la production d’un rapport complexe typique, qui prenait autrefois de huit à dix heures, nécessite maintenant moins de quatre heures. Par conséquent, le transporteur prévoit récupérer son investissement en six mois.

« Avant, on empiétait beaucoup sur la fenêtre de temps qu’ont les utilisateurs pour aller chercher l’information, relate Marc Constantineau. Avec Teradata, on est capable de traiter l’information beaucoup plus rapidement, ce qui donne plus de temps aux utilisateurs pour faire leur travail. Aussi, lorsque durant les phases subséquentes, on aura ajouté plus d’informations à l’entrepôt de données, on sera en mesure d’améliorer la qualité des décisions qui seront prises, parce qu’on aura accès à plus d’informations et qu’on pourra faire des références croisées. »

L’ampleur des retombées semble être à la mesure du niveau de difficulté que présente le projet, celui-ci offrant de nombreux défis, notamment au niveau de la conversion des données. « Le plus gros défi qu’on a rencontré, c’est lors du transfert des données, d’avoir à migrer des données qui proviennent de systèmes d’héritage et de les convertir et mapper au modèle logique de données de Teradata, pour être sûr qu’on met les bonnes informations au bon endroit, confie Marc Constantineau. On a passé énormément de temps là-dessus; c’est une grosse partie du travail. Souvent, des ajustements ont été faits successivement dans les anciens systèmes, les uns par-dessus les autres, ce qui fait que ça finit par ressembler à du spaghetti et que c’est très difficile à démêler. »

Ministère de l’Éducation

« Quant à refaire les applicatifs, on s’est dit : « pourquoi ne pas reconsidérer les plateformes matérielle et logicielle ». »

– Denis Tremblay

C’est aussi pour des motifs de désuétude technologique, notamment des applications de veille stratégique, que le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (MELS) a mis en chantier son projet de migration, l’an dernier, lequel vise la réécriture et le redéploiement des applications de veille stratégique sur une plateforme départementale (elles étaient exploitées auparavant sur un ordinateur central). Mais pas seulement pour cette raison, puisqu’au départ, c’était pour rapprocher les applications de veille des utilisateurs et des données, qui sont dorénavant exploitées sur des serveurs départementaux, en l’occurrence des pSeries d’IBM, que le Ministère a pris la décision de refaire ses applications de veille, en utilisant la suite analytique de SAS.

« C’était de vieux applicatifs qui opéraient sous PL1 et comme IBM ne soutenait plus ces logiciels-là, et qu’il fallait assurer une évolution, d’expliquer le directeur général des technologies de l’information au MELS, Denis Tremblay. On n’avait pas le choix de refaire les applications, sans compter qu’IBM ne garantissait pas qu’on pouvait convertir les applications pour la nouvelle plateforme départementale. Quant à les refaire, on s’est dit : « pourquoi ne pas reconsidérer les plateformes matérielle et logicielle ». »

À ces considérations s’ajoute le fait qu’en janvier prochain le MELS n’aura plus accès à l’ordinateur central sur lequel étaient exploitées les applications de veille et qui était géré par le Centre de services partagés du Québec, d’où l’obligation de transférer les applications sur une autre plateforme.

Mais au-delà de ces considérations technologiques, le projet trouve sa justification première dans la « réforme scolaire » introduite en 2000, connue maintenant sous le nom de « renouveau pédagogique ». En introduisant des objectifs de réussite scolaire, la réforme a rendu nécessaire le développement de nouvelles applications de veille, qui permettraient justement de mesurer la performance scolaire des élèves et d’en suivre l’évolution dans le temps.

« Depuis quelques années, le Ministère a des plans de réussite scolaire, en vertu desquels on demande aux commissions solaires de fournir la liste des actions qu’elles comptent poser pour assurer une meilleure réussite de leurs élèves, explique Denis Tremblay. Ces données servent aussi à mesurer la réussite scolaire et le cheminement des élèves à travers les programmes de formation, de même qu’à mesurer la performance de la réforme scolaire et de la gestion des infrastructures financées par le Ministère. Avec ces données-là, on est capable de suivre l’évolution de la réforme. Finalement, ça sert à publier des statistiques qui nous permettent de nous comparer aux autres juridictions canadiennes et aux pays de l’OCDE. […] Tout ça a fait en sorte qu’on a dû redévelopper l’ensemble des applicatifs ministériels, de 2000 à 2008, ce qui nous a amenés à sortir les applications de l’ordinateur central et de les ramener, avec les données, sur une plateforme départementale. »

Au nombre de 1 600, les applications de veille sont essentiellement utilisées par des professionnels de l’information, en l’occurrence des statisticiens, des économistes et des chercheurs, et dans une moindre mesure par du personnel administratif et des cadres impliqués dans la gestion du financement des institutions scolaires et dans la poursuite des objectifs de la réforme scolaire. Cela fait au total environ 80 utilisateurs.

On trouve parmi les données, qui alimentent les applications de veille et totalisent 1 téraoctet, des données sur le cheminement scolaire des élèves des trois niveaux d’enseignement, incluant leurs résultats académiques et les programmes qu’ils ont suivis, de même que des données relativement à la sanction des études et à la déclaration des effectifs par les commissions scolaires aux fins de financement.

La réalisation du projet, qui est géré à l’interne, a été confiée à CGI. Au total, ce sont une cinquantaine de personnes qui sont impliquées de près ou de loin dans le projet qui devrait être complété à l’automne 2009. On s’attend, en outre, à ce qu’une bonne partie des applications soient opérationnelles en décembre 2008. « Normalement, ce devait être un projet qui s’échelonne sur une période d’environ quatre ans, alors qu’on l’aura réalisé en deux ans et demi, souligne Denis Tremblay. Évidemment, ça exige beaucoup de travail, beaucoup de discipline. À cela s’ajoute la gestion du changement, car on change la plateforme, on change les façons de faire, les façons de travailler des gens. C’est beaucoup de boulot en très peu de temps. »

Il ne s’agit pas d’efforts inutiles, puisque non seulement le MELS n’avait pas le choix de ramener ses applications de veille sur une plateforme départementale, mais cela procurera des avantages indéniables à son personnel. « Un dossier d’affaires a été déposé au Conseil du Trésor qui l’a approuvé », rappelle Denis Tremblay qui n’a pas voulu préciser la valeur de l’investissement consenti. L’impact? « C’est la facilité d’utilisation de la nouvelle plateforme et des nouveaux outils de veille stratégique et la rapidité avec laquelle nous pouvons fournir l’information dont les décideurs du Ministère ont besoin pour faire évoluer et piloter l’ensemble des régions scolaires. Donc, les gens vont pouvoir avoir de façon beaucoup plus rapide l’information qu’ils désirent, pour notamment effectuer le comparatif avec les autres pays et les autres provinces canadiennes, et une information beaucoup plus juste. En bout de piste, on va avoir un ensemble de données qui seront intègres, valides et vérifiées et des outils passablement plus performants. »

Alain Beaulieu est adjoint au rédacteur en chef au magazine Direction informatique.