Dès ses débuts, une entreprise appelée à croître peut tirer profit d’un système complet de gestion des relations avec la clientèle, sans avoir à l’installer.
Les locaux d’une entreprise naissante se trouvent souvent dans le sous-sol de l’un des associés, et les données névralgiques sont hébergées dans le PC de chacun d’eux. Ce qui ne veut pas dire que les affaires de la jeune pousse manquent de sérieux. Son modèle d’affaires est bien défini, reposant sur une idée à fort potentiel. Ce n’est qu’une question de temps avant que des investisseurs avertis ne se manifestent.
En attendant, les administrateurs (à temps partiel probablement) doivent tout de même songer à doter l’entreprise d’une infrastructure technologique efficace. Après tout, leur modèle d’affaires prévoit une croissance en flèche à court terme. Lorsque cette dernière s’enclenchera, la gestion de l’entreprise peut vite devenir un énorme fardeau.
Pour l’heure, les commandes et les factures sont préparées dans un chiffrier, et de nombreux documents Word sont utilisés pour la gestion au jour le jour. Tôt ou tard, ces données devront être intégrées autour de la prise et de la gestion de commandes, pierre angulaire de l’entreprise, lien entre les applications transactionnelles et les applications de soutien. Car les besoins d’une PME, si petite soit-elle, sont les mêmes que ceux de la grande entreprise. Tout comme celle-ci, la PME doit conclure des transactions, structurer ses informations, élaborer des rapports… Seul le volume de données à traiter diffère.
Mais voilà, la jeune entreprise n’a ni les moyens, ni le temps, ni les ressources pour mettre en oeuvre un système de gestion des relations avec la clientèle (CRM) pouvant intégrer ses opérations de pareille façon. Le moment serait bien choisi d’envisager l’adoption d’applications à la demande.
Constituées de programmes prêts à l’emploi fondés sur les meilleures pratiques de gestion, les applications à la demande permettront à l’organisation de commencer modestement avec les seules fonctionnalités dont elle a besoin, puis d’en ajouter de nouvelles au fur et à mesure qu’elle prend de l’expansion. De nombreux maux de tête liés à la croissance des affaires seront ainsi épargnés.
Par exemple, l’entreprise n’aura pas à migrer ses données vers un nouveau système le jour où les applications dans lesquelles elles sont dispersées ne suffiront plus à la tâche. Elle n’aura pas non plus à faire appel à des consultants afin de l’aider en ce sens, ni à investir massivement dans une infrastructure onéreuse.
D’autre part, les gestionnaires bénéficient d’une vision d’ensemble de leurs opérations. Ainsi, lorsque de nouveaux employés se joindront à l’organisation, ils pourront aisément ajouter un accès au système. Un nouveau représentant, par exemple, pourra y entrer ses clients potentiels, voir quels clients ont acheté quels articles, faire le suivi sur les activités de marketing… Les ressources humaines disposeront de toutes les fonctions pour gérer le profil des nouveaux venus, notamment les heures travaillées, le statut, le salaire… Les spécialistes de la finance entreront les bons de commande et les résultats de vente, feront le suivi sur la gestion des stocks, etc.
En outre, les applications à la demande permettent aux administrateurs d’accéder à leurs applications stratégiques de n’importe où et en tout temps. Il leur suffit pour cela d’apporter leur PC. Et l’entreprise bénéficiera d’un atout supplémentaire lorsqu’elle emménagera dans des locaux plus spacieux, puisqu’il y aura alors peu de matériel à déplacer.
Une organisation établie connaissant une croissance soutenue trouvera dans les applications à la demande les mêmes avantages qu’une entreprise en démarrage. Tout comme cette dernière, elle pourra se concentrer pleinement sur ses activités essentielles plutôt que de consacrer d’importants efforts aux TI.
En faisant appel aux applications à la demande, une entreprise en démarrage ou en croissance peut tirer avantage d’un système CRM complet, évolutif et entièrement intégré, tout en éliminant nombre de problèmes liés à la mise en œuvre et à la gestion d’une infrastructure technologique complexe.
Martin McNicoll est président d’IT-Ration Conseil
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