Révision des processus comment s’y prendre


André Picard, GFI Solutions - 01/04/2007

Réviser les processus d’affaires ou en ajouter de nouveaux constitue une étape essentielle dans la mise en œuvre d’un progiciel de gestion intégré. Les entreprises tireront avantage de cet exercice, qui leur permettra d’optimiser leurs pratiques.

Dans le cadre de la révision des processus d’affaires, la première étape consiste à obtenir la collaboration des personnes pertinentes. Idéalement, les participants proviendront de deux niveaux hiérarchiques : les gestionnaires et le personnel exécutant les processus au jour le jour.

Cette équipe bicéphale aura l’appui total des dirigeants, lesquels se pencheront sur les grandes lignes des processus et prendront les décisions nécessaires, ainsi que des utilisateurs, qui s’assureront de bien ficeler les détails tout en permettant une prise de décision rapide et efficace. La rapidité des décisions constitue souvent un facteur de risque important dans un projet d’implantation d’un système de type ERP.

Au préalable, il sera bénéfique que l’intégrateur choisi présente le nouveau progiciel aux participants, afin que toutes les avenues soient explorées. En effet, les processus courants ont été établis en tenant compte de divers facteurs, y compris des technologies disponibles. Les fonctionnalités élargies que contient assurément le nouveau système pourraient inciter l’entreprise à considérer d’autres façons de faire.

Démarrer la réflexion

Pour démarrer le travail, les organisations choisiront entre différentes techniques, dont la page blanche ou le modèle. Dans le premier cas, les participants ne se basent sur aucun gabarit existant. Il est donc nécessaire qu’ils connaissent les processus à fond, à défaut de quoi ils risquent de tourner en rond.

Le coordonnateur de l’exercice doit savoir mener le jeu efficacement pour éviter les dérapages. Une possibilité qui s’offre à lui est de tout d’abord consigner sur des feuillets adhésifs (de type Post-it) les informations recueillies auprès de chaque participant. Il pourra ensuite afficher les feuillets à un tableau en vue d’en arriver à une définition commune et exhaustive du processus.

Si l’on opte pour le modèle, on devra prendre garde de ne pas se baser uniquement sur la structure suggérée, afin de ne pas oublier les éléments propres à l’organisation. Dans ce cas également, le coordonnateur devra faire preuve de vigilance. La plupart du temps, les entreprises préfèrent avoir recours à un modèle.

Peu importe la méthode retenue, deux critères primordiaux président à la définition des processus : la pertinence des interrelations entre les différents services de l’organisation et la circulation efficace de l’information. À cet égard, on ne doit pas oublier qu’un progiciel de gestion intégré appelle à une intégration rigoureuse dans tous les secteurs où il est utilisé. Il est donc important qu’une collaboration adéquate soit établie entre les services et que l’information suive un parcours logique, en évitant les transferts à rebours. Ici, la contribution des utilisateurs et leur connaissance des processus prennent toute leur importance.

Une fois définis ou redéfinis, les processus sont regroupés et présentés à la haute direction afin d’obtenir leur approbation. Si elle les accepte, ils serviront de canevas dans l’implantation de la solution. Sinon, on doit retourner à la table de travail…

Comme la plupart des systèmes de gestion intégrés ne correspondent pas à 100 % aux processus définis, on se retrouve avec des écarts fonctionnels. Une analyse coût-bénéfice doit alors décider de modifier soit le progiciel ou les processus. La mise en œuvre d’un progiciel de gestion intégré constitue une excellente occasion de procéder à une réévaluation des processus d’affaires, puisqu’il s’agit d’un système conçu justement en fonction des meilleures pratiques. Pour la mener à bien, les organisations doivent consacrer à cette tâche de 25 % à 35 % du temps nécessaire à l’implantation du progiciel.

L’exercice permettra aux gestionnaires de mieux connaître l’entreprise et d’en apprendre davantage sur leurs opérations. Non seulement pourra-t-on modifier les processus qui ne sont pas optimisés, mais s’il est déterminé qu’ils sont adéquats, on saura exactement pourquoi et on le documentera. En ce sens, la révision des processus devient un excellent outil de formation pour les employés en place et une aide précieuse lors de changements de personnel.


Progression modérée des dépenses de R&D

Après avoir atteint un sommet de 6,6 milliards de dollars en 2001, les dépenses consacrées à la recherche et développement (R-D) dans le secteur des TIC au Canada ont diminué pour atteindre 5,3 milliards de dollars en 2002. Depuis, ces dépenses augmentent régulièrement chaque année; en 2006, on prévoit qu’elles totaliseront 5,7 milliards de dollars.

Depuis 1997, les dépenses allouées à la R-D ont progressé à un taux annuel moyen de 5,5 %, comparativement à environ 6,1 % pour l’ensemble du secteur privé canadien. La part du secteur des TIC dans l’ensemble des dépenses consacrées à la R-D par le secteur privé canadien a donc diminué de 49 % qu’elle était en 2000 à 39 % en 2006. Néanmoins, ce secteur reste celui où les dépenses totales en R-D sont les plus élevées au Canada.

L’important déclin observé dans le secteur des TIC en 2002 est principalement attribuable à la forte diminution des dépenses en R-D dans les industries de la fabrication de matériel de communication, où elles ont chuté de 39 % ou 1,3 milliard de dollars. Après avoir diminué encore en 2003 et 2004, les dépenses consacrées à la R-D dans ces industries ont augmenté légèrement en 2005. En 2006, on prévoit qu’elles auront progressé modérément pour une deuxième année consécutive; elles devraient représenter 27 % des dépenses allouées à la R-D dans le secteur des TIC et 10,5 % de l’ensemble des dépenses du secteur privé canadien en R-D.

En 2006, on s’attend à ce que les plus importantes augmentations nominales des dépenses en R-D se produisent dans les industries des logiciels et de la fabrication de composants électroniques : des hausses respectives de 56 et de 32 millions de dollars sont prévues. De même, on s’attend à ce que les dépenses consacrées à la R-D dans les industries du matériel de communication augmentent également, à hauteur de 26 millions de dollars. La croissance des dépenses consacrées à la R-D dans l’industrie des logiciels par rapport à l’exercice précédent est la plus élevée de toutes les industries des TIC au Canada : cette année, ces dépenses ont en effet enregistré une hausse de 9,2 % par rapport au niveau de 2005. Les fonds versés à la R-D dans cette industrie ont augmenté rapidement depuis 1997 (à un taux annuel moyen d’environ 17 %), et ont progressé chaque année depuis 1998.

Par ailleurs, depuis 1997, les dépenses engagées dans la R-D par les industries des services de communication ont augmenté de plus de 29 % par année, en moyenne. En 2006, on prévoit que ces dépenses seront presque 9 fois supérieures à celles engagées en 1997. Les dépenses consacrées à la R-D dans l’ensemble du secteur privé canadien devraient s’élever à 14,9 milliards de dollars en 2006, une hausse de 1,3 % par rapport à 2005.

Source : Strategis.gc.ca / Statistique Canada




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