Après avoir exploré les facteurs liés aux communications unifiées lors d’un récent webinaire, Rogers et CIAT se sont penchés la semaine dernière sur l’importance d’unifier vos communications avec celles du centre de données – et les avantages sont tangibles.
Le webinaire « Libérer la valeur des communications unifiées » a été animé par Jim Love, directeur de l’informatique chez CIAT et Steven Van Binsbergen, directeur des solutions marketing chez Rogers.
Ils ont donné un aperçu des sept avantages spécifiques que les entreprises peuvent réaliser en adoptant les communications unifiées, et comment les entreprises peuvent réaliser des économies sur le montant de 5 400 dollars qu’ils consacrent à chaque employé en leur permettant de travailler selon un régime de travail flexible ou à distance et en modernisant les solutions de collaboration et de connectivité.
1. Productivité des travailleurs
Les communications unifiées permettent à une entreprise d’user de ses politiques du travail avec plus de souplesse, en permettant à ses employés de travailler à distance, que ce soit depuis la maison ou sur la route, de temps à autre, le cas échéant. M. Van Binsbergen a affirmé que les études révèlent que les communications unifiées peuvent augmenter la productivité de 10 à 20 %, car les employés travailleront fréquemment pendant les heures auparavant réservées pour leur déplacement vers le lieu de travail, même si ces heures débordent la période réservée au travail.
« Les gains de productivité sont possibles dans le cadre d’un scénario impliquant des modalités de travail flexibles ou à distance mais ils doivent s’appliquer au bon type de travail », a dit M. Van Binsbergen, en insistant sur le fait que chaque rôle devrait être examiné pour s’assurer que les conditions de travail souple correspondent à celles que le travailleur peut accepter. Une réceptionniste, par exemple, doit probablement occuper le poste du bureau d’accueil. « Certains travailleurs trouvent que cela les isole ».
2. Coût immobilier
Lorsqu’un plus grand nombre de vos travailleurs passent au moins une partie de leur temps de travail sur la route ou à la maison, il y a lieu de faire d’intéressants constats relativement à l’immobilier – si l’ensemble de vos travailleurs n’est pas au bureau pendant les heures de travail, un bureau ou un cubicule réservé pour chacun d’eux est inutile et un plus petit bureau peut fort bien convenir.
D’ordinaire, une entreprise dépense de 2 500 à 5 000 $ par employé chaque année en fonction de la ville et de l’endroit où le bureau est situé. M. Van Binsbergen a affirmé que le fait de diriger certains employés vers le travail à distance permettait d’économiser annuellement 3 000 $ ou plus par employé, tandis que même un scénario impliquant des conditions de travail souples peut réduire la facture de 1 000 $.
3. Engagement de l’employé
La recherche montre que l’engagement de l’employé augmente avec la mise en place de programmes de milieu de travail sur mesure. Ces programmes ont eu un impact positif de 64 % sur l’engagement, de 65 % sur la motivation et de 73 % sur la satisfaction. Les programmes contribuent également à réduire le taux de roulement des employés; 33 % des entreprises dotées d’une culture de souplesse signalent un faible taux de roulement volontaire, en comparaison de 22 % chez les entreprises qui n’ont pas de programmes de milieu de travail sur mesure.
« Et 60 % des travailleurs affirment choisir leur emploi en fonction des programmes de milieu de travail sur mesure », selon M. Van Binsbergen.
4. Coût des outils de collaboration
« Couper le cordon de votre téléphone de bureau peut se traduire par d’importantes économies », a affirmé M. Van Binsbergen.
« Pourquoi avoir à la fois un téléphone de bureau et un autre sans fil? » a demandé M. Van Binsbergen. « Il est impossible de mener deux conversations en même temps. »
Bien que déplacer toutes les conversations du réseau téléphonique vers le réseau mobile entraîne de plus grandes dépenses en ce qui a trait au forfait des données, M. Van Binsbergen a affirmé qu’elles sont plus que compensées par les économies réalisées suite à l’abandon du filage téléphonique et de toute l’infrastructure analogue nécessaire à son fonctionnement.
En troquant le téléphone de bureau contre le téléphone logiciel et en remplaçant Microsoft Office et Exchange avec permis d’utilisation à l’interne par Office 365 hébergé dans un nuage, M. Van Binsbergen a affirmé que les entreprises ont pu économiser annuellement jusqu’à 1 000 $ par employé.
« C’est l’endroit où les amateurs des TI peuvent fournir une solution plus souple et collaborative et réinvestir 1 000 $ de leurs coûts dans des éléments plus novateurs », a-t-il dit.
Pour une entreprise comptant 2 000 employés qui adopte des outils collaboratifs et modifie son environnement de bureau selon le ratio suivant : un tiers d’employés à distance, un tiers d’employés hybrides et un tiers d’employés de bureau, les économies combinées peuvent atteindre cinq millions de dollars par année.
5. Connectivité au nuage
Remplacer les systèmes existants par un système voix-données peut aider à atteindre des économies liées aux communications de l’ordre de 25 % ou de 100 $ par utilisateur.
6. Mobilité sans rupture
L’intégration de la mobilité sans rupture permet d’adopter des conditions de travail souple, que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur du bureau. L’environnement de bureau souple des TI comprend un Wi-Fi géré, un téléphone logiciel et le transfert d’appel, avec une combinaison de cubicules flottants pour le travail en isolation et davantage de salles de conférence et de zones ouvertes pour le travail d’équipe, avec la technologie se déplaçant d’une zone à l’autre avec l’employé. Le scénario du bureau à distance remplace le WiFi géré avec une connexion cellulaire.
7. Contrôle centralisé
De plus en plus d’appareils sont intégrés au réseau, alimenté par le travail à distance, les conditions de travail souples et l’Internet des objets. Il est essentiel de fournir à la division des TI une unique fenêtre pour tout gérer – et que la gestion centralisée soit activée par des solutions en matière de communications unifiées offertes par des fournisseurs.
« Au fur et à mesure que la complexité du réseau augmente, les professionnels des TI sont à l’affût de meilleurs outils pour gérer le réseau », a dit M. Van Binsbergen. « Ils ont besoin d’une seule fenêtre pour leur permettre de gérer tous les appareils, à partir de n’importe où, en tout temps. »
