La tête dans les nuages, mais le doigt sur la facture !


Nelson Dumais - 02/02/2011

L’informatique infonuagique serait là pour rester. En tout cas pour un bon bout de temps. Jamais cumulus, stratus et autres cirrus personnifiant le grand WAN mondialisé n’ont autant attiré, séduit, embrigadé. Un bel exemple ? Le tandem Billing Boss et Payment Boss de Sage.

Nouveau nouveau ? Pas vraiment. Ce genre de service existe ici et là et, en pratique, la multinationale américaine Sage surfe sur le concept. Sauf qu’elle le fait très bien.

Mais avant de vous présenter sa solution, deux services pouvant vous conférer la « bosse » de la facturation, un avertissement préalable est de rigueur : Billing Boss et Payment Boss ne sont pas compliqués. Bien au contraire ! Ils sont à des kilomètres de l’aridité proverbiale des logiciels de comptabilité ou de gestion. Ils ne requièrent aucune connaissance comptable, aucune installation de logiciels, de mises à jour ou de mises à niveau et aucune préférence quant aux plates-formes informatiques. Je vous jure.

Aussi loin que je me rappelle, les ordinateurs ont eu un petit côté « machine à calcul » : machine à compter le temps travaillé, à faire le total des recettes quotidiennes, à balancer les colonnes de gauche et de droite, à mettre au jour les gabarits de chiffrement, etc. Et aussi loin que je me rappelle, il y a eu des logiciels de calcul, des systèmes de gestion comptable, des tableurs et autres applicatifs désopilants. Et ça continue en 2011 (1). l y a belle lurette que j’ai cessé de tester Simple Comptable, un de ces logiciels parmi les plus vendus. Il est tellement bien fait, le Simple Comptable, qu’il m’a subtilement fait comprendre, vers 2006, que je devais à tout prix m’abstenir de l’utiliser. Il évolue à chaque année pour le plus grand bonheur des amateurs de chiffres, de gestion ou de fiscalité, des gens bien étranges dont la propension envers les belles colonnes me laisse pantois, hébété d’admiration recueillie.

Par contre, les développements pour que le produit soit offert en mode infonuagique, ça je peux comprendre, même que je trouve la perspective intéressante. D’où Billing Boss et Payment Boss, deux outils de ce courant (2) qui s’y intègrent naturellement et qui prennent en charge la facturation.

Le premier est une page Web qui présente l’état de la facturation, l’autre une extension mobile pour le iPhone (mais on me dit que ça fonctionne aussi avec Android et les autres; il suffit de se connecter sur le site Web). On vend un bien, on lance Payment Boss et on fait la transaction. Plus tard, devant un ordi, on ouvre Billing Boss et on admire le résultat de sa journée. On peut aussi tout synchroniser dans Simple Comptable dont la version 2011 dispose d’un élément de menu à cette fin.

La première étape consiste à s’ouvrir un compte sur le site Web de Sage, ce qui permet d’utiliser Billing Boss, un service Web entièrement gratuit. On y entre toute l’info pertinente incluant sa liste de clients, sans oublier leur adresse de courriel. On configure les taxes (harmonisée, TPS, TVQ, etc.). Puis on précise les détails relatifs à ses comptes marchands, c’est-à-dire Visa, MasterCard, etc. En passant, PayPal n’y fonctionne pas encore en mode mobile (Payment Boss). Dès lors, on a accès à une page confidentielle qui nous présente le détail de nos ventes de la journée. On sait qui nous a payé quoi et comment.

La seconde consiste bêtement à vendre ses produits ou services, un iPad en poche. Cela présuppose que l’on se soit abonné au service, ce qui implique des frais de 9,95 $ par mois. On tape alors sur une icône de raccourci qui nous amène sur le site de Payment Boss. Là, une interface de saisie très très iPhone, nous permet d’inscrire l’info relative à la vente, par exemple le mode de paiement (trente jours, comptant, carte, chèque, etc.), et, tap-tap, c’est terminé : la facture est prête. Dans le cas d’une carte de crédit, on se fait même confirmer que la transaction a été acceptée; exactement comme à l’épicerie. En fait, toute la mécanique du paiement direct est gérée par Sage Payment Services, une division de la multinationale.

Ici, deux possibilités selon que le contact soit connu ou non de Billing Boss. Le premier cas pourra être celui d’un représentant qui visite ses clients pour leur fournir des articles récurrents de consommation, p. ex. des cartouches d’encre. Dans l’autre, ce pourra être quelqu’un qui vend un produit dans un salon, p. ex. un livre fraîchement publié. L’opération est beaucoup plus simple dans le premier scénario. La base de données derrière le produit reconnaît le client et entre automatiquement une bonne partie de l’information. Petit détail, cette BD est aux États-Unis, donc sujette aux dispositions du Patriot Act. « Mais, sur demande, l’info peut être transférée en sol canadien », soutient M. Peter Liao, chef de produit chez Sage.

Une fois la transaction complétée, le système émet une facture qui est envoyée par courriel au client. Point intéressant, une fonction du logiciel permet non seulement de savoir si ladite facture a été reçue, mais si elle a été… ouverte (3). Remarquez qu’il est toujours possible de le faire autrement, soit en allant dans Billing Boss à partir de l’ordi du client et en lui imprimant sa facture en format PDF.

Parlant facture, si la version actuelle de Billing Boss offre quelques gabarits de personnalisation plutôt limités, on peut quand même téléverser le logo de son entreprise et de l’utiliser. Mais dans la prochaine version, il sera possible d’aller graphiquement plus loin et adapter davantage la facture à ses couleurs corpo.

(1)    Je suis tellement vieux que je me souviens des débuts de Simple Comptable en 1985. Ça se nommait alors Bedford et, avant que ça ne soit disponible pour le Mac en 1988, ça turlutait sous MS-DOS. Comme aujourd’hui, le produit était téléguidé à partir de la Colombie-Britannique et ses représentants-évangélistes rivalisaient en gentillesse et en civilité. S’ils portaient cravate, il était impensable d’y remarquer une tache de moutarde ou des grumeaux de poulet frit Kentucky (ça vous rappelle une compagnie de périphériques que je ne nommerai pas ?).

(2)    Selon Peter Liao, l’homme de Billing Boss et de Payment Boss chez Sage, cela se fera « in the near future ». M. Liao m’a soutenu que chez Sage, la mode Nuage était un « avantage stratégique », une « direction stratégique », et que son entreprise y migrait à toute vapeur.

(3)    On connaît tous le 3e mensonge le plus utilisé sur la planète : « je n’ai pas reçu ta facture ». Si « The check is in the mail » est le 2e, quel est le premier ?

Nelson Dumais est journaliste indépendant, spécialisé en technologies de l’information depuis plus de 20 ans.




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