L’organisation qui veut entretenir son infrastructure TI de façon efficace doit miser sur certains éléments qui sont parfois négligés ou sous-estimés, suggère un conseiller stratégique.
Une organisation doit procéder à l’entretien de son infrastructure technologique afin qu’elle fonctionne de façon optimale, mais aussi pour éviter qu’elle tombe en panne et empêche l’exécution des processus d’affaires. L’entretien, qui est perçu trop souvent comme une source de dépenses ou un mal nécessaire, mérite pourtant qu’on y porte attention.
Récemment, Richard Ruel, conseiller stratégique principal à la firme de services-conseils ACCEO Solutions de Montréal, a identifié cinq clés de réussite pour l’entretien d’une infrastructure TI en externe au bénéfice des organisations qui ont recours aux services d’un impatiteur. À l’invitation de Direction informatique, M. Ruel identifie cinq éléments qu’une organisation doit prendre en considération afin que l’entretien de son infrastructure TI en interne soit efficace.
1. Élaborer un programme d’entretien spécifique à l’organisation
« Un programme d’entretien regroupe quatre types d’activités, explique M, Ruel. Il y a les activités incontournables de soutien de base pour assurer le traitement informatique sans interruption. Il y a également les activités d’amélioration continue pour corriger des déficiences fonctionnelles connues, ajouter de la capacité ou accroître la performance de logiciels. Ce programme regroupe aussi les activités de mise à niveau à l’appui de l’évolution technologique de l’infrastructure, ainsi que les activités d’adoption de meilleures pratiques qui sont mises de l’avant par les fournisseurs. »
« Un tel programme doit inclure une description suffisante des activités planifiées afin qu’elles soient utilisées à des fins budgétaires. On précise les éléments principaux de l’activité, les livrables, les estimations de besoins en ressources et de durée, les facteurs à succès, les incitatifs, etc. », ajoute-t-il.
Toutefois, M. Ruel souligne qu’il y a une tendance à la catégorisation rapide des éléments comme étant du “soutien de base”. « La nature humaine fait qu’on tente de contourner des règles budgétaires, ce qui crée un fouillis indescriptible, explique-t-il. Il est important d’établir un plafond d’effort de cinq à quinze jours pour les activités de soutien de base, et ce en fonction du risque au niveau de l’infrastructure. Il faut établir et respecter des barèmes avant d’allouer une activité à cette catégorie. »
2. Intégrer la gestion du programme d’entretien dans la structure de gouvernance des investissements en TI
« Cet aspect est critique. Cela procure une visibilité au programme, permet une prise de décision éclairée et assure la valeur ajoutée des initiatives d’entretien. Ainsi, la gestion du programme d’entretien ne consiste pas seulement en une rubrique du budget des TI, alors que certaines tâches constituent des mini-projets ou des projets », estime M. Ruel.
Le conseiller indique que le retour sur l’investissement, cette norme qu’on utilise pour accorder des priorités aux requêtes des budgets, devrait être appliqué aux initiatives d’amélioration du programme d’entretien. « Pour la mise à niveau pour évolution technologique et l’adoption de meilleures pratiques, le retour sur investissement doit être pondéré avec d’autres critères comme le respect de normes technologiques, le niveau d’obsolescence des solutions, les normes de contrôles et de sécurité de l’entreprise, etc. », explique-t-il.
« Les gestionnaires du programme d’entretien doivent faire un statut périodique afin de cibler l’apport des frais d’entretien annuels qui sont versés au fournisseur et le niveau de réussite des initiatives d’entretien planifiées. Chez des clients, j’ai constaté qu’un contrat d’entretien X, pourtant remplacé par un contrat d’entretien Y, était toujours en fonction et payé… »
Lisez les trois autres clés de réussite que suggère M. Ruel dans l’article : Entretien de l’infrastructure TI en interne : Cinq clés de réussite (2/2).
