Le courriel, une tentation à résister
Jean-François Ferland -02/04/2008Le courrier électronique offre une facilité d'utilisation et une relative instantanéité de transmission de messages. Toutefois, une utilisation inefficace a des impacts directs sur la productivité de la personne ou d'une organisation. Conseils.
De l'avis de spécialistes de la gestion du temps et d'observateurs de l'évolution de l'Internet, l'adoption de comportements et l'application d'une discipline sont les éléments clés d'une utilisation efficace du courriel.
Se fermer la boîte... aux lettres
La recommandation la plus fréquente est radicale : il faut définir et respecter des plages de temps de gestion du courrier électronique, et entre-temps éteindre le logiciel.
Bien des gens frissonnent à l'idée de ne pas savoir qu'un nouveau courriel est arrivé et qu'ils n'ont pas pris connaissance de son contenu à l'instant près. Mais pour d'autres, dont le programmeur informatique Ole Eichhorn, l'exploitation continuelle d'un logiciel client signifie que n'importe qui peut interrompre leur travail. Que dirait-on si le facteur venait livrer des lettres plusieurs fois par jour? À ceux qui croient qu'il est possible de laisser le logiciel ouvert et de ne pas le consulter, M. Eichhorn souligne que la seule tentation d'utiliser les touches « ALT-TAB » déconcentre l'utilisateur.
Désactiver les alertes visuelles et sonores de réception de messages, ainsi que désactiver ou allonger le délai de la levée automatisée du courrier, éliminent des sources de distraction. La définition de périodes de durées précises pour la gestion des courriels (le matin, au retour des repas et des pauses, à la fin de la journée) permet de canaliser l'attention vers le travail. On recommande aussi de réserver le temps de gestion des messages personnels lors des pauses ou des repas, tout comme d'utiliser un compte distinct, pour éviter les remontrances des patrons.
Le recours aux fonctions de classement du logiciel client est également suggéré. On crée des dossiers où les messages sont envoyés dès la réception, en fonction du nom ou de l'adresse de l'émetteur ou bien de mots clés qui sont contenus dans la ligne d'objet ou le corps du message. Cela facilite la consultation des messages reçus selon les priorités établies par l'utilisateur. Aussi, on doit demander à ses interlocuteurs fréquents d'utiliser des lignes d'objet claires pour mieux discerner l'importance à accorder aux nouveaux messages.
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