Utilisation de l'informatique décisionnelle : le Québec traîne
Alain Beaulieu -01/09/2008Bien que conscientes des avantages que procurent l'accès à l'information pertinente et la capacité de prévoir l'évolution du marché, rares sont les entreprises québécoises qui ont recours aux outils de veille stratégique pour établir leurs stratégies commerciales. Ce qui est moins le cas de leurs concurrents hors Québec.
Pour tirer de la valeur des données dont dispose l'organisation, encore faut-il être capable de la localiser les données pertinentes. On a beau avoir les systèmes analytiques les plus performants du monde, mais si on est incapable de trouver les données utiles parmi la masse de données dont dispose l'entreprise, c'est un peu comme n'avoir rien du tout. Et force est de constater que les organisations ne dont pas particulièrement bien pourvues à ce chapitre. C'est du moins ce qu'affirme l'Association for Information and Image Management (AIIM) qui a réalisé moult études en gestion de contenu.
AIIM est une organisation sans but lucratif dédiée à l'amélioration des pratiques en gestion de l'information, ce qu'elle fait en réalisant des études et en proposant de la formation sur la gestion de contenu en entreprise. L'organisation, fondée en 1943 sous le nom de National Microfilm Association, a son siège social à Silver Spring, Maryland.
On apprend ainsi dans une étude réalisée auprès de 500 utilisateurs en entreprise et publiée en juin dernier que 82 % des employés sont d'avis et/ou fortement d'avis qu'il est plus facile de trouver de l'information sur des sites Web de consommation que dans les systèmes d'information de leur entreprise et aimeraient que celle-ci applique la même approche à l'interne. Seulement 4 % des utilisateurs interrogés croient que l'information qu'ils recherchent est plus facile à trouver dans les systèmes qu'ils utilisent au travail que sur les sites Web de consommation. Et comme si ce n'était pas suffisant, 50 % des utilisateurs soutiennent qu'il est bien plus facile de trouver de l'information sur le site Web de leur entreprise qu'en interrogeant ses systèmes de l'interne.
La firme estime que la plupart des organisations n'ont pas réussi à appliquer une approche stratégique au processus interne de recherche informationnelle. En fait, 49 % des organisations n'ont aucun objectif formel au chapitre de la localisation d'information. D'ailleurs, 38 % des utilisateurs interrogés n'ont aucune idée de l'importance que représente le fait d'être capable de trouver l'information qu'on recherche dans les systèmes de l'organisation, alors que c'est seulement 10 % de ceux-ci qui qualifient cette importance de « cruciale » pour leur entreprise.
« À mesure que l'information est devenue numérique, de son processus de création jusqu'à celui de sa gestion, le défi que présente la localisation de l'information est passé d'une problématique où on doive fouiller dans des piles de dossiers sur le bureau et dans des voûtes à une problématique où doive fouiller dans des serveurs de fichiers, des boîtes de courriel, des ordinateurs de bureau et des systèmes de gestion d'information, résume le vice-président d'AIIM, Carl Frappaolo. En dépit des progrès qui ont été réalisés dans le domaine des moteurs de recherche sur le Web, il n'en demeure pas moins que la recherche d'informations en entreprise est souvent source de grandes frustrations de la part des utilisateurs. »
La localisation de l'information est beaucoup plus facile si les pointeurs vers le contenu et le contenu lui-même sont en format numérique natif et qu'ils peuvent être indexés par des moteurs de recherche et/ou accessibles par diverses techniques et structures d'accès informationnel, tels que les structures navigationnelles, les taxonomies et les onglets, soutient la firme.
Dans une autre étude rendue publique cet été, AIIM note que 69 % des utilisateurs en entreprise croient que moins de la moitié de toute l'information dont dispose leur organisation est accessible en ligne. Le nombre de systèmes d'informations dont disposent les organisations et que peuvent interroger leurs employés varie considérablement : pour 49 % des organisations non membres de l'AIIM, ce nombre est d'un, alors que pour 36 % des organisations membres de l'AIIM, il est de cinq ou plus.
Une autre étude publiée en juin fait ressortir, pour sa part, de grandes lacunes en gestion de l'information. On y apprend ainsi que plus de 40 % des organisations n'ont aucune politique de classification de l'information et des documents électroniques et que ce n'est guère plus d'organisations (41 %) qui fournissent à leurs employés une quelconque formation en ce sens. En outre, ce sont seulement 34 % des utilisateurs qui savent quoi faire avec les documents électroniques quand ils ont terminé de les utiliser, comparativement à 64 % dans le cas des documents papier. De plus, plus de la moitié des organisations, soit 52 %, affirment avoir « peu ou pas confiance » dans « l'exactitude, l'accessibilité et la fiabilité » de l'information électronique dont elles disposent.
Des atouts pour la santé
Une étude publiée cet été par la firme de recherche Aberdeen Group, portant sur l'utilisation de solutions de veille stratégique dans le secteur de la santé, conclut que les organisations de ce secteur qui ont recours à ces technologies voient le taux de satisfaction de leurs patients augmenter de 15 %. Elles ont aussi été à même de réduire de 11 % les heures supplémentaires travaillées par leur personnel, comparativement à une augmentation de 7 % précédemment.
L'étude s'appuie sur un sondage mené au printemps aux États-Unis auprès de 100 fournisseurs de soins de santé et qui a démontré que les organisations du secteur sont de plus en plus nombreuses à mettre en place de telles solutions, en réponse à une augmentation des coûts de santé et à l'augmentation des attentes des patients. Cela marque un changement par rapport à la situation dépeinte par les études antérieures de la même firme qui montraient que les organisations de ce secteur étaient plutôt hésitantes à se doter de tels outils.
Mais pour pouvoir tirer profit des solutions de veille, les organisations doivent préalablement décloisonner leurs systèmes d'information et unifier les sources d'information disparates dont elles disposent, ce qui représente un défi important pour ce secteur, croit la firme de recherche.
Alain Beaulieu est adjoint au rédacteur en chef au magazine Direction informatique.
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