Aucune organisation ne peut fonctionner sans licences. Et pourtant, dans de nombreux cas, les organisations ne savent pas quelles licences elles ont ni comment celles-ci sont utilisées. Les licences, ce sont ces textes en petits caractères d’imprimerie dans vos documents d’assurance. C’est l’avocat qui vous aidera à comprendre les documents à signer quand vous achetez une maison. C’est le mécanicien qui vous aidera à assurer l’entretien de votre véhicule.
« La gestion des licences est perçue comme une activité particulière, mais, en réalité, il s’agit d’un processus », explique M. Walid Jreidini, directeur régional des ventes chez COMPAREX Canada. « Et il faut respecter ce processus si on veut connaître la réussite. Il faut que le processus soit dynamique, parce que la situation est constamment en évolution. Les produits évoluent, les solutions évoluent et la technologie évolue. »
Le contrat de licence qu’il vous faut — Accord Entreprise (AE), Contrat relatif aux produits et aux services Microsoft (MPSA) ou Cloud Solution Provider (CSP) — dépendra de votre organisation, de sa taille et de l’utilisation qu’elle fait des logiciels. Mais la gestion des licences est une science et la clé est d’adapter les choses sur mesure. Il faut que les organisations comprennent leurs obligations juridiques et la gestion des contrats et des licences. Il faut qu’elles comprennent les solutions et ce qu’elles doivent acheter, ce qu’elles veulent réaliser et ce que les logiciels peuvent leur apporter pour renforcer leur agilité. Enfin, il faut que les organisations connaissent les processus et l’art de faire le lien entre tous les aspects.
Pour M. Jreidini, par le passé, l’approvisionnement en TI était assuré par les mêmes personnes qui s’occupaient de l’approvisionnement dans tous les autres domaines dans l’organisation. Mais tel n’est plus le cas aujourd’hui. Ceci a une incidence sur les discussions sur la nature des licences et sur ce qu’elles signifient.
« On passe d’une discussion sur la rentabilité des investissements à une discussion sur la valeur de retour », explique-t-il. « Auparavant, la rentabilité des investissements se concentrait sur le coût total de possession. Aujourd’hui, la valeur de retour se concentre sur la négociation des meilleurs services gérés. Les sociétés constatent la valeur de retour parce qu’elles constatent la valeur opérationnelle. Elles constatent la valeur de retour, parce que celle-ci a une incidence sur le chiffre d’affaires. »
Dans de nombreux cas, les sociétés ne comprennent pas les conditions des contrats relatifs à leurs produits Microsoft et cela peut représenter un coût pour elles. Selon M. Jreidini, si vous avez une différence de cinq pour cent entre ce que vous achetez et ce que vous avez installé et si vous utilisez plus de produits que ce que vous avez acheté, tout ce qui va au-delà d’une marge de cinq pour cent représente un coût de 125 p. 100 plus élevé que le prix de détail. Pour les clients en entreprise, cela représente au moins 40 p. 100 du point de vue de la facturation.
« Notre réponse est qu’il faut que vous maîtrisiez davantage ce que vous achetez, ajoute-t-il. Nous vous aiderons à revenir à une marge d’erreur inférieure à cinq pour cent, mais il faut que cela s’inscrive dans un programme que vous pouvez justifier et qui vous fournit la transparence nécessaire sur l’utilisation que vous faites des logiciels, afin de pouvoir dresser un profil approprié de l’utilisation de la solution en fonction des utilisateurs dans votre organisation. »
La gestion des licences aide également l’organisation dans son flux net de trésorerie. L’adoption de solutions dans le nuage fait que les logiciels, au lieu d’être une dépense d’investissement, deviennent une dépense de fonctionnement. Si l’organisation choisit de maintenir la solution dans ses locaux, alors la dépense reste une dépense d’investissement, qui est incluse dans les budgets au début de l’année.
Dans de nombreux cas, les organisations ne pensent pas à la gestion des licences, jusqu’au jour où elles sont confrontées à une inspection. Le risque de faire l’objet d’une inspection est plus élevé que ce que pensent bon nombre d’entreprises. Selon M. Jreidini, la société Microsoft s’est engagée à atteindre un taux d’inspection de 100 p. 100 sur tous les segments sur trois ans. Autrement, le risque de faire l’objet d’une inspection est de 33 p. 100 par an. « Si le client ne fait pas l’objet d’une inspection une année donnée, il fera l’objet d’une inspection l’année suivante ou l’année d’après, explique-t-il. Mais cela ne veut pas dire non plus que, si le client fait l’objet d’une inspection cette année, il ne fera pas également l’objet d’une inspection l’année suivante. »
Le processus d’inspection est souvent une énorme leçon pour l’entreprise en matière de gestion de licences. Mais le risque de faire l’objet d’une inspection s’amoindrit quand l’entreprise adopte des solutions dans le nuage, parce qu’il y a alors une meilleure concordance entre les licences et le déploiement effectif des solutions. « Cela représente un aspect essentiel de la transformation numérique dans laquelle bon nombre d’organisations sont engagées au moment présent, ajoute M. Jreidini. Si vous adoptez une solution dans le nuage, vous ne payez que pour ce que vous utilisez. Mais l’important est de payer pour la bonne chose. C’est là qu’il est utile d’avoir recours à un spécialiste des licences. »
- Jreidini explique que ce que lui et son équipe chez COMPAREX ont à offrir, c’est bien plus qu’une liste de numéros d’articles et une petite ristourne pour leurs clients. « Ce que je vous apporte, c’est une vision à long terme, avec une bonne stratégie, et je vous explique comment les choses fonctionnent dans cette nouvelle ère de l’infonuagique. Je vous prodigue également des conseils sur les aspects financiers, la valeur opérationnelle et la valeur de retour quand vous investissez dans ces technologies. »
Il vous faut ce spécialiste des licences, pour mieux gérer le volet de licences dans votre transformation numérique.
Et les règles de la transformation numérique sont en évolution constante. Par exemple, Microsoft est en train de modifier les règles de l’Accord Entreprise pour le faire passer de 250 postes à 500 postes. Selon M. Jreidini, ce changement touche un grand nombre d’entreprises dans le marché intermédiaire et les organisations ont constamment besoin de quelqu’un pour les aider à gérer ces changements et procéder, à chaque étape, à une réévaluation de leurs besoins.
« COMPAREX Canada dispose d’une équipe incroyable, avec l’expérience nécessaire pour mettre au jour l’impact opérationnel des investissements dans l’infonuagique, explique-t-il. Nous possédons les compétences et le savoir-faire pour pouvoir parler finances avec les entreprises et de l’impact sur leurs activités. Nous n’abordons pas les choses sous l’angle d’une transaction, mais sous l’angle de l’offre de conseils. »
« La gestion des licences est un facteur d’entraînement et, au bout du compte, notre rôle est de la rendre moins complexe, ajoute-t-il. Mais nous possédons également les outils nécessaires pour aider les organisations à bien comprendre cette gestion des licences et leur donner les moyens de prendre les bonnes décisions pour leurs activités. »
Pour en savoir plus, aller à https://fr.comparex.ca/