BLOGUE – À chaque année, c’est la même chose et à chaque fois vous vous promettez que c’est la dernière fois que cela vous arrive… Mais vous avez encore échoué lamentablement. Oui, inévitablement le retour au bureau après trois semaines à avoir été complètement « déconnecté » tourne au cauchemar lorsque vous ouvrez votre messagerie : 1 243 messages non-lus. Bon retour en Enfer…
Dans un monde idéal, les entreprises fonctionneraient comme les écoles et enverraient tout le monde en vacances simultanément. On se précipiterait à régler les urgences et les dossiers importants dans les deux dernières semaines et on se la coulerait douce les
deux-trois derniers jours. On se permettrait peut-être une demi-journée « d’école buissonnière », question d’aller prendre un dernier verre avec les copains pour marquer la fin de la session… Mais malheureusement, notre système n’est pas ainsi fait.
Alors, comment survivre aux vacances dans ce monde qui parfois tourne au ralenti, mais ne s’arrête pas? La clé du succès se trouve en bonne partie dans une préparation à faire en amont, avant de partir en vacances.
Si vous êtes du genre à décrocher assez facilement du boulot, le contenu de ce billet devrait vous donner un bon coup de pouce. Pour les autres, cela sera un sujet abordé dans un futur billet.
Les médias sociaux sur le pilote automatique
Vous publiez du contenu professionnel dans un blogue et avez régulièrement du contenu original à partager sur Linkedin, Twitter et Facebook? Un outil comme Hootsuite devient indispensable. Il permet de gérer plusieurs plateformes en un seul endroit, mais surtout de planifier la diffusion de vos messages dans le temps. Vous assurerez ainsi votre présence en ligne tout en étant complètement débranché.
Toutefois, prévoyez quelques minutes ça et là pour maintenir une certaine interaction avec les gens qui prennent le temps de commenter et de vous écrire.
Votre appel est important pour nous
C’est une bonne pratique d’aviser à l’avance ses collaborateurs internes et externes ainsi que ses principaux clients de son absence pour X jours à compter de la date Y. Donnez-leur la marche à suivre en cas de besoin et fournissez-leur les coordonnées des gens qui pourront les assister.
Assurez-vous d’inclure ces informations dans l’avis d’absence de votre messagerie courriel ainsi que dans les messages de vos boîtes vocales professionnelles.
Savoir dompter sa boite de courriel
Si vous avez bien fait l’étape précédente, la gestion de votre boîte de courriel deviendra un jeu d’enfant pendant vos vacances. Mais attention : gérer ses courriels durant son congé demande du calme, du sang-froid et de la confiance, mais surtout une capacité sans faille à décrocher de nouveau aussitôt la gestion du jour complétée. Oui, vous avez bien compris, je vous invite à gérer vos courriels pendant vos vacances.
La méthode est fort simple et calquée sur celle a été présentée précédemment dans mon billet « Boite de réception (0) » : deux fois par jour vous faites le tour de votre boîte, en partant du courriel le plus récent en allant vers le plus ancien. Un courriel ayant pour titre « RE : Facture », en haut de la liste, vous donnera l’histoire complète d’un sujet et vous permettra d’effacer immédiatement tous les autres. Il vous suffit ensuite d’appliquer la méthode du « Système D ».
En quelques minutes, votre boîte sera vide et la machine continuera de tourner durant votre bronzage. Encore une fois, évitez cette façon de faire si vous êtes incapable de décrocher instantanément, cela va gâcher vos vacances.
Votre boite vocale en avance rapide (entre deux piña colada)
Si cette fonctionnalité est disponible dans le système téléphonique de votre organisation, faites suivre vos messages vocaux vers votre boîte de courriel. Vous rattraperez ainsi les brebis égarées, gérerez vos messages comme vos courriels et pourrez aligner 22 « messages effacés » en 22 secondes à votre retour de congé.
Ayant appliqué cette façon de faire au cours des trois dernières années, je vous assure que mes retour de vacances se sont faits en douceur, j’étais à jour à 90 % dans mes dossiers et opérationnel à 100 % en moins de deux heures. Et oui, j’étais reposé, car je suis capable de décrocher. C’est la base de l’exercice.
Et vous, pourrez-vous le faire?