Legal IT 3.0 : les avocats dans la tourmente du tout numérique

Alain Beaulieu -23/04/2009

La troisième édition de la conférence sur les TIC dans le secteur du droit a souligné les avantages offerts par les TIC, tout comme les défis associés à leur mise en oeuvre et leur intégration aux façons de faire en vigueur.

Les technologies de l'information et des communications (TIC) ont envahi toutes les sphères de l'activité humaine. Ce faisant, elles ont incité moult professions à redéfinir leurs façons de faire, ce qui est notamment le cas des avocats, juges, conseillers juridiques et autres spécialistes du droit. Pour y voir plus clair, ces derniers étaient conviés cette semaine à Montréal à une conférence sur le sujet intitulée Legal IT 3.0.

Aux dires des organisateurs, 170 285 (MAJ: 27-04-2009) personnes avaient répondu à l'appel en provenance de la grande région montréalaise et d'ailleurs au Québec, mais aussi des États-Unis. Pour cette troisième édition, un riche programme de conférences soutenues par une soixantaine de conférenciers nord-américains et européens leur était proposé durant les deux jours que durait l'événement.

Au coeur des transformations générées par les TIC se trouve le support sur lequel sont désormais conservées les documents pouvant servir de preuve, lequel sont maintenant électroniques et admissibles en tant que tel devant les tribunaux. C'est notamment le cas des messages envoyés par courrier électronique, incluant les documents qui les accompagnent en pièces jointes (.doc, .pdf, .tif, .wav, etc.).

La facilité avec laquelle peuvent être générés de tels documents n'est pas sans engendrer un problème de surabondance documentaire. La difficulté de localiser les documents pouvant servir dans une cause constitue le principal défi de l'utilisation des documents électroniques. Il existe plusieurs méthodes et outils facilitant la localisation des documents pertinents - que les Anglo-saxons appellent e-discovery - ce dont traitaient plusieurs conférenciers.

« On produit tellement de documents aujourd'hui qu'ils ont remplacé, jusqu'à un certain point, les témoignages en personne lors des procès, soutient Dominic Jaar, conseiller juridique chez Conseils Ledjit, de Montréal. On peut y trouver des éléments de preuve sans avoir à faire venir qui que ce soit à la barre. »

Au départ, une saine gestion

Comme on sait rarement quelle affaire se retrouvera devant les tribunaux, les échanges et les documents électroniques qui y sont liés ne sont pas toujours identifiés comme tels, d'où la difficulté que présente « l'extraction » de tous les documents et échanges pouvant servir dans une cause. Ce qui fait dire à Nicholas Trottier, avocat, Analyse et gestion documentaire, chez McCarthy Tétrault, que la solution au problème passe par l'établissement de saines pratiques de gestion documentaire et leur généralisation à la grandeur de l'organisation.

Cela implique qu'il faille formaliser les processus de création et d'échanges de documents électroniques et amener les gens à utiliser des mots clés pertinents et standardisés. L'établissement d'une politique de gestion documentaire s'accompagne de la mise en oeuvre d'un calendrier de conservation, qui précise le cycle de vie de chaque type de document et son traitement en fin de vie utile, afin de ne pas surcharger les systèmes de stockage de l'organisation.

Quand cette étape préliminaire, mais cruciale est réalisée, on utilisera des solutions d'analyse de contenu qui facilitent la localisation des documents pertinents selon divers critères, tels qu'établis par l'organisation conformément au litige en cours. Vient ensuite le processus très coûteux en temps et en ressources de validation de la pertinence des documents localisés. Meilleurs sont les processus documentaires, moins on a de documents à traiter et à analyser en fin de compte. L'objectif est d'avoir de moins en moins de documents à mesure qu'on avance dans le processus de tri des documents.

« Quand il y a un litige, on dit aux gens de ne toucher à rien et surtout de ne modifier ni détruire aucun document qu'ils conservent localement, qu'on va venir et analyser tout ça, et ça, ce n'est pas toujours évident à leur faire comprendre, car ils veulent faire le ménage avant qu'on arrive », souligne Nicholas Trottier.

« On ne peut pas tout garder et encore moins tout analyser, d'ajouter Sharon Redding, technicienne juridique senior, Département du litige, chez Bell Canada. Alors, on doit consulter toutes les parties impliquées dans l'affaire pour établir les critères qui serviront au traitement et à l'analyse des documents. »

Il existe notamment des solutions qui permettent de transposer graphiquement, sous forme de diagrammes, les échanges de courriel survenus entre diverses personnes. Cette approche permet de restreindre le processus d'analyse aux personnes ayant beaucoup échangé dans le cadre d'une affaire précise et qui sont possiblement reliées à une accusation, par exemple un délit d'initiés.

L'utilisation des documents électroniques lors du procès offre beaucoup d'avantages par rapport aux documents papier : ils sont non seulement moins coûteux à produire, mais aussi beaucoup moins encombrants. « Dans certains cas, l'utilisation des documents papier n'est pas vraiment possible, ni souhaitable, soutient Debbie Westwood, consultante pour la firme-conseil ontarienne InTechGration. Il faut parfois utiliser plus d'une technologie pour produire les preuves. Le format TIFF est un choix pratique, parce qu'il est flexible et est utilisé par la plupart des systèmes de gestion documentaire. »

Page 1 - La difficile localisation de l'information
Page 2 - Résistance au changement