Mise en œuvre d'un ERP : une planification rigoureuse s'impose

André Picard, GFI Solutions -01/10/2008

Les entreprises doivent être conscientes que pour réussir l'implantation d'un système ERP, elles devront consacrer plusieurs semaines à planifier et choisir le meilleur progiciel.

Il est généralement acquis que les progiciels de gestion intégrés (ou systèmes ERP) constituent des éléments essentiels à la productivité et à la rentabilité des entreprises. Si les spécialistes des TI s'entendent à peu près tous à ce sujet, il est un autre élément à propos duquel il y a unanimité : l'importance du défi que représente la mise en œuvre d'un tel progiciel.

La réussite du projet nécessite non seulement le savoir-faire de l'intégrateur, mais l'engagement du personnel à tous les échelons de l'entreprise. La planification est une étape stratégique, qui doit débuter bien avant la phase d'implantation du progiciel. Trop souvent, les gestionnaires négligent cette étape cruciale, et n'y consacrent que trop peu de temps ou, pire, l'escamotent totalement.

La mise en œuvre d'un progiciel de gestion intégré implique d'importants changements. Il est donc normal que l'on passe un certain temps à planifier le projet. Ainsi, les organisations pouvant compter sur des ressources d'expérience en la matière devront prévoir de dix à quinze semaines de travail. Cette période s'échelonnera en trois étapes : l'étude d'opportunité, l'appel d'offres et les démonstrations.

Étude d'opportunité

À la première étape, l'entreprise et ses conseillers doivent définir précisément trois éléments : les critères de mise en œuvre ainsi que le budget et l'échéancier du projet. Appelée étude d'opportunité, cette étape consiste à déterminer les besoins et à établir les priorités. À titre d'exemple, on doit évaluer l'importance de chaque secteur de l'organisation afin de pondérer l'attention accordée à chacun d'eux dans le choix du progiciel et dans le cadre du projet en général. Selon le contexte propre à l'entreprise, on choisira de privilégier la production au détriment des finances, la commercialisation par rapport à la prise de commandes, etc. Pour chaque secteur, on devra définir les critères essentiels à la bonne marche des affaires.

On devra aussi penser à des facteurs comme la langue d'usage. Une entreprise exploitant des succursales à l'étranger voudra un progiciel multilingue, capable de prendre en charge l'exploitation de plusieurs entités commerciales et de traiter plusieurs devises. Ce choix élimine d'emblée un certain nombre de produits.

Par ailleurs, l'élaboration du budget et de l'échéancier doit impérativement tenir compte de la disponibilité des ressources internes. À cet égard, il importe avant tout d'être réaliste.

L'étude d'opportunité exige la consultation de toutes les personnes clefs au sein de l'organisation et la définition rigoureuse des critères à retenir. Cette tâche s'étend normalement sur une période de quatre à six semaines. Tout au long de l'étape, il est important de détailler les besoins critiques, puis de les présenter à la haute direction une fois l'exercice terminé. Sans l'approbation et l'appui des cadres supérieurs, il sera difficile de faire accepter le projet à la grandeur de l'entreprise et de le faire progresser à la cadence prévue.

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